La gestion du temps est une compétence essentielle pour gérer les tâches professionelles, les réunions ou les responsabilités personnelles. ClickUp a introduit un nouveau calendrier time-blocking qui vous permet de planifier vos tâches, réserver du temps de concentration et collaborer plus efficacement avec votre équipe.
Dans cet article, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur ce calendrier, ses fonctionnalités, son fonctionnement et pourquoi il pourrait améliorer votre productivité.
Qu'est-ce que le time-blocking ou blocs de temps ?
Le time-blocking est une méthode simple, mais efficace pour organiser votre emploi du temps. Au lieu de faire du multitâche ou de travailler à chaque fois que vous trouvez du temps, bloquer du temps vous permettra d'assigner des créneaux à chaque tâche ou activité.
Par exemple, vous pourriez bloquer une heure le matin pour répondre aux emails, une autre heure pour une réunion, et deux heures l'après-midi pour travailler sur un projet. Cette approche structurée réduit les distractions, vous aide à vous concentrer et vous permet de mieux utiliser votre temps.
ClickUp a intégré ce concept dans leur plateforme avec leur nouvel outil de calendrier. Désormais, vous pouvez facilement créer des blocs de temps pour les tâches, les réunions, et même les pauses, au même endroit.
Calendrier time-blocking de ClickUp
Fonctionnalités clés du calendrier ClickUp
Le nouveau calendrier ClickUp regorge de fonctionnalités conçues pour rendre la gestion du temps simple et efficace.
1. Glisser-déposer les tâches directement dans votre calendrier
Vous pouvez glisser-déposer les tâches depuis la barre latérale (backlog) de votre planning pour attribuer des créneaux aux tâches sans avoir à les saisir manuellement.
Par exemple :
- Si vous avez une tâche due demain, glissez-la dans votre calendrier à une heure précise.
- La tâche apparaîtra comme un bloc de temps et vous aurez une visualisation exacte de quand vous y travaillerez.
Cette méthode est simple pour ceux qui sont visuels pour planifier leur journée.
Nouvelle vue calendrier
2. Planifiez votre journée avec le backlog sur la barre latérale
Il s'agit d'une liste de tâches que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez filtrer les tâches par projet, date d'échéance ou priorité selon vos besoins.
- Sélectionnez une tâche depuis le backlog
- Glissez-la sur un créneau du calendrier
- Ajustez l'heure et la durée selon vos besoins
Cette fonctionnalité est utile lors de la planification de votre semaine.
Le lundi matin, vous pouvez passer toutes vos tâches en revue et allouer des blocs de temps pour chacune d'elles.
Backlog de tâches
3. Planifications intelligentes
L'une des meilleures fonctionnalités du calendrier ClickUp est sa capacité à suggérer des créneaux horaires pour les tâches.
Le système examine votre planning, vérifie votre disponibilité et recommande les horaires pour travailler sur vos tâches.
Par exemple :
- Si vous avez une tâche de deux heures et un bloc libre l'après-midi, le système pourrait suggérer de diviser la tâche en deux sessions d'une heure.
- Si une réunion est programmée pendant l'un de ces créneaux suggérés, le calendrier s'ajustera automatiquement et trouvera un autre créneau pour la tâche.
Vous pouvez personnaliser la planification intelligente.
Par exemple, vous pouvez :
- Définir une durée maximale ou minimale pour chaque bloc de temps
- Définir vos heures de travail (ex. : 9h à 17h)
- Laisser du temps entre les réunions pour les pauses ou préparations
Cette flexibilité vous permet d'adapter le calendrier ClickUp à votre flux de travail.
Mode planning et suggestion intelligente
4. Créer des événements, des créneaux de Concentration ou des absences
Avec le calendrier ClickUp, vous pouvez planifier plus que de simples tâches.
- Événement : programmer des réunions ou rendez-vous en ajoutant le titre, l'horaire, les participants, et la disponibilité (ex. : Occupé).
- Créneau de Concentration : bloquer du temps de concentration pour que votre équipe sache que vous êtes occupé.
- Absence (OOO) : informer votre équipe quand vous n'êtes pas disponible.
Créer un évènement, un temps de concentration, ou une absence
Gestion des réunions simplifiée
Les réunions sont très importantes pour tout professionnel, et ClickUp a facilité leur gestion.
1. Rappels de réunions
ClickUp envoie des notifications pour les réunions à venir pour vous préparer :
- "Réunion dans 1 heure"
- "Réunion qui commence bientôt"
Si la réunion inclut un lien de visioconférence, un bouton "Rejoindre" apparaîtra directement dans votre calendrier. Vous pourrez y accéder en un clic.
Recevoir des rappels pour les évènements à venir
2. Comparer les plannings avec votre équipe
Trouver le bon moment pour une réunion d'équipe peut être un défi, surtout quand chacun a un calendrier chargé. Avec la fonctionnalité "Réunion avec", vous pouvez comparer le planning avec vos coéquipiers.
Comment faire ?
- Ouvrez le calendrier et tapez le nom d'un coéquipier sur "Réunion avec"
- Leur planning apparaîtra à côté du vôtre
- Cherchez du temps libre pour trouver le meilleur créneau
Cette fonctionnalité aide à éviter les conflits de planification, simplifiant et fluidifiant la collaboration d'équipe.
Comparer le planning avec l'équipe
3. Personnaliser votre disponibilité
En utilisant les statuts Par défaut et Occupé, vous pouvez définir votre disponibilité. Cette fonctionnalité est utile pour les équipes qui collaborent à travers différents fuseaux horaires ou plannings.
Rester concentré avec les blocs de temps
Le calendrier ClickUp est aussi conçu pour vous aider à rester concentré sur vos tâches.
Quand vous ajoutez une tâche sur le calendrier, le système envoie des rappels lorsque l'heure approche. Par exemple, 10 minutes avant que votre bloc de temps commence, vous recevrez une notification pour vous préparer.
Une fois le bloc de temps commencé, vous pouvez suivre votre progression directement depuis le calendrier. Si vous travaillez sur une tâche spécifique, le lien de la tâche apparaîtra et vous pourrez la mettre à jour.
Synchronisation avec Google Calendar
Vous pouvez intégrer le nouveau calendrier ClickUp à Google Calendar (Agenda). Les blocs de temps et réunions dans ClickUp apparaissent dans votre Agenda Google, et tout changement fait dans Google Calendar se reflète dans ClickUp.
Cette synchronisation bidirectionnelle vous permettra de garder une gestion optimale de votre emploi du temps.
Synchroniser avec Google Agenda
Une meilleure façon de suivre le temps
Le nouveau calendrier ClickUp vous permet également de suivre le temps directement sur les tâches. Cliquez sur une tâche de votre calendrier, et commencez suivre le temps depuis cette interface, évitant les va-et-vients.
Suivi du temps dans le calendrier
Pourquoi utiliser le calendrier Time-Blocking de ClickUp ?
Le calendrier ClickUp offre plusieurs fonctionnalités qui facilitent la gestion du temps :
Flexibilité : ajustez votre planning selon vos besoins, en gardant le contrôle sur vos tâches.
Collaboration : comparez les plannings avec les coéquipiers pour planifier les réunions.
Rappels : restez à l'affut des réunions et tâches à venir grâce aux notifications.
Planifications Intelligentes : obtenez des recommandations pour optimiser votre flux de travail.
Cet outil dispose des fonctionnalités adaptées à vos besoins, que vous gériez votre propre planning ou coordonniez votre équipe.
Conclusion
Le calendrier ClickUp est l'une des fonctionnalités phares de ClickUp, actuellement. Il simplifie la façon dont vous gériez votre journée en combinant les blocs de temps, les suggestions, et les fonctionnalités de collaboration.
Si vous êtes prêt à prendre le contrôle sur votre temps et travailler plus efficacement, essayez le calendrier ClickUp. C'est un outil qui peut vous aider à rester organisé, réduire le stress et tirer le meilleur parti de vos journées.