Construire une base de connaissances complète dans ClickUp : cas client Cubby Beds

Cubby Beds est une entreprise américaine, c'est pourquoi les illustrations que vous verrez dans cet article sont en anglais.

Cubby Beds, une entreprise innovante dans l'industrie du sommeil, a contacté UpSys Consulting pour créer une base de connaissances robuste sur ClickUp, un outil de gestion de projet tout-en-un. Cette collaboration leur a permis de simplifier les flux d'informations et d'augmenter la productivité des équipes.

Défi

Cubby Beds a rencontré un problème courant chez les entreprises en croissance : les informations dispersées sur plusieurs plateformes. Résultats = inefficacité et manque de communication. Ils avaient besoin d'un système centralisé de connaissances pour toute l'entreprise : documents d'intégration, processus écrits, etc.

Solution : mettre en place ClickUp Docs

Structure de documents centralisée

UpSys Consulting, a configuré ClickUp pour Cubby Beds. Le but était de créer une structure de documents centralisée, facilitant la navigation et la recherche d'informations.

Voici les fonctionnalités clés de la structure :

• Welcome page : hub pour les informations essentielles et les liens rapides
• Get Started at Cubby Beds : ressources pour les nouveaux employés
• What's New : section pour les mises à jour de l'entreprise et les newsletters
• Brand Assets : emplacement centralisé pour les supports marketing
• Cubby Knowledge Base : informations et processus spécifiques aux départements
• Templates : documents standardisés pour assurer la communication
• Using ClickUp : guides pour une utilisation optimale de la plateforme

Interface intuitive

La priorité de la configuration ClickUp est l'expérience utilisateur. Il faut s'assurer que tous les employés puissent accéder et contribuer facilement à la base de connaissances.

Formulaires de demande et liens utiles

La section "Formulaires de demande" du wiki permet aux employés de soumettre des demandes à différents départements. Pas besoin d'un accès complet à des listes spécifiques.

Les formulaires incluent :

• Support IT
• Sécurité
• Ressources Humaines
• Voyages et dépenses
• Vacances
• Marketing

La section "Useful Links" offre un accès rapide aux ressources fréquemment utilisées, simplifiant la recherche.

Pages d'équipe personnalisées

Nous avons organisé les processus dans des pages spécifiques aux équipes pour un contrôle d'accès précis.

Cette structure permet :

• Une navigation facile pour les membres de l'équipe
• Une gestion simplifiée de l'information pour les chefs de département
• Une flexibilité pour restreindre l'accès aux informations sensibles si nécessaire

Importance de l'adaptabilité

Il est important de mettre en place un système flexible. La configuration initiale regroupe les processus par équipe, mais la direction de Cubby Beds reconnait que certains documents doivent être accessibles à toute l'équipe.

Formation et adoption

Pour assurer la configuration, UpSys Consulting a fourni :

1. Des tutoriels vidéo sur les fonctionnalités clés de ClickUp
2. Des guides étape par étape pour configurer des espaces ClickUp personnels
3. Les bonnes pratiques pour utiliser les notifications ClickUp

Ces ressources sont cruciales pour favoriser l'adoption de toute l'organisation.

Modèle de SOP et bonnes pratiques

Pour améliorer la cohérence entre les différents services, nous avons développé un modèle de SOP (Procédures Opérationnelles Standard) bien structuré. Ce modèle est conçu pour être à la fois complet et facile à utiliser.

Le modèle comprend :

• Des objectifs et responsabilités clairs
• Des instructions étape par étape
• Des conseils et avertissements pour éviter les erreurs
• Un contrôle de version pour des mises à jour faciles

Ce modèle améliore la qualité de la documentation et permet de gagner du temps lors de la création de nouveaux SOPs.

Support continu et optimisation

UpSys Consulting a fourni un support de quatre semaines après la mise en œuvre pour que Cubby Beds puisse affiner le système en fonction des feedbacks.

Cette approche itérative assure l'efficacité de la base de connaissances face aux besoins spécifiques de l'organisation.

Résultats et avantages :

1. Accessibilité à l'information : les employés peuvent maintenant trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
2. Amélioration de l'onboarding : les nouveaux employés peuvent comprendre les processus et la culture de l'entreprise grâce à la section "Welcome to Cubby Beds".
3. Communication simplifiée : le système centralisé affine votre boîte de réception et assure que les mises à jour atteignent les bonnes personnes.
4. Productivité : les modèles de SOPs font gagner du temps et améliorent la cohérence des départements.
5. Collaboration fluide : les pages spécifiques facilitent la collaboration entre les départements.
6. Flexibilité : la structure flexible permet une croissance facile à mesure que l'entreprise grandit et évolue.

Les principales leçons à retenir

1. La personnalisation est cruciale : Pour réussir, il faut vraiment adapter la base de connaissances aux besoins spécifiques de l'entreprise. Ce n'est pas une solution "taille unique".
2. Investir dans l'adoption : Former l'équipe et fournir des ressources d'aide est essentiel. Cela garantit que tout le monde sait utiliser le système efficacement.
3. La flexibilité est un atout majeur : Choisir un système qu'on peut facilement ajuster permet de s'adapter aux changements futurs de l'entreprise.
4. Une approche par étapes : Commencer avec une structure de base solide, puis l'améliorer progressivement en fonction des retours de l'équipe. C'est plus efficace que de tout vouloir parfaire dès le début.
5. L'importance des connexions : Intégrer la base de connaissances ClickUp avec d'autres outils utilisés quotidiennement améliore son utilité et encourage son adoption.

Conclusion

L'expérience de Cubby Beds avec ClickUp met en lumière l'importance d'une base de connaissances centralisée. En collaborant avec UpSys, l'entreprise a pu mettre en place un système sur mesure répondant parfaitement à ses besoins. Cette étude de cas offre de précieux enseignements pour les organisations souhaitant optimiser leur gestion des connaissances, notamment en termes de personnalisation, de collaboration et d'amélioration continue. Grâce à sa nouvelle base de connaissances ClickUp, Cubby Beds est désormais bien armé pour l'avenir. Les fonctionnalités avancées de l'outil permettront à l'entreprise d'évoluer, d'accroître son efficacité et de poursuivre sa croissance dans les années à venir.

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