Le Guide ultime pour démarrer sur ClickUp

ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités puissantes pour personnaliser et rationaliser les flux de travail de votre équipe. Cependant, la terminologie étendue et les options de configuration peuvent initialement sembler accablantes.

Dans ce guide complet, nous explorons en profondeur la structure hiérarchique, les vues, les fonctionnalités de tâches et les paramètres clés de ClickUp. Avec tous les concepts et composants de base expliqués, vous serez parfaitement équipé pour tirer le meilleur parti de ClickUp selon vos besoins uniques.

La hiérarchie ClickUp : Une structure pour les tâches

La compréhension de la hiérarchie ClickUp est essentielle pour l'utiliser efficacement. Cela vous permet d'organiser le travail à plusieurs niveaux pour une efficacité optimale. Voici un aperçu approfondi des composants de la hiérarchie :

Espaces de travail

Les espaces de travail se situent au plus haut niveau dans ClickUp. Ils agissent comme des environnements complètement séparés.

• Vous pouvez avoir plusieurs espaces de travail pour diviser différentes équipes, départements ou projets.
• Passez facilement d'un espace de travail à l'autre pour basculer entre ces environnements.

Bonnes pratiques :

• Utilisez un seul espace de travail si vous avez besoin d'une visibilité unifiée. Privilégiez les paramètres de confidentialité et les autorisations au lieu de plusieurs espaces de travail. Cela évite de dupliquer le travail entre les espaces.
• Conservez les tâches dans leurs espaces de travail respectifs pour plus de cohérence et éviter toute confusion.

Espaces

Les espaces sont des subdivisions au sein d'un espace de travail. Ils permettent d'organiser les principales divisions comme les départements, les équipes et les projets de haut niveau.

• Vous pouvez avoir un nombre illimité d'espaces dans un espace de travail.
• Les espaces sont l'endroit où vous configurez des fonctionnalités comme les statuts personnalisés, les vues et les applications ClickUp.
• Les paramètres de confidentialité contrôlent l'accès des membres par rapport aux invités au niveau de l'espace.

Cas d'utilisation typiques :

• Départements d'entreprise - Ventes, Marketing, Ingénierie, etc.
• Initiatives majeures - Refonte du site Web, lancement de nouveaux produits, etc.
• Équipes - Développement Web, Ventes, etc.

Bonnes pratiques :

• Limitez les espaces aux divisions de plus haut niveau et évitez de proliférer de nombreux micro-espaces.
• Nommez les espaces clairement selon leur objectif comme "Département marketing".

Dossiers

Les dossiers ajoutent un niveau intermédiaire facultatif d'organisation sous les espaces. Ils contiennent plusieurs listes de tâches.

• Utiles pour regrouper des listes connexes et fournir une couche de filtrage supplémentaire.
• Les listes d'un même dossier peuvent partager des paramètres comme des statuts personnalisés.

Cas d'utilisation :

• Regroupez les listes par client pour une société de conseil.
• Séparez les dossiers par ligne de service dans une agence - SEO, PPC, conception Web, etc.

Bonnes pratiques :

• N'utilisez des dossiers que si vous avez besoin du niveau organisationnel supplémentaire. Évitez de compliquer inutilement votre hiérarchie.
• Nommez clairement les dossiers comme "Projets clients" pour indiquer leur relation de regroupement.

Listes

Les listes contiennent les tâches elles-mêmes et se situent dans des dossiers ou directement dans des espaces. Les tâches appartiennent toujours à une liste.

• Essentielles pour gérer et séparer les workflows et projets distincts.
• Des paramètres comme les statuts personnalisés et les champs peuvent être définis au niveau de la liste.

Exemples :

• Projet de refonte du site Web
• Tâches du bulletin mensuel
• Liste de contrôle d'intégration des clients

Bonnes pratiques :

• Nommez les listes clairement selon le projet ou workflow représenté.
• Limitez les tâches à 200-300 par liste pour des performances optimales.

Avec cette hiérarchie des espaces de travail aux listes de tâches, vous pouvez construire une structure adaptée au travail de votre équipe.

Vues ClickUp : Visualiser les tâches sous tous les angles

Une fois la hiérarchie établie, ClickUp fournit diverses vues pour visualiser vos tâches :

Vues Liste

Les vues Liste affichent les tâches sous forme de liste et sont très utilisées. Elles offrent une grande flexibilité :

• Groupez, filtrez et triez les tâches de multiples façons.
• Personnalisez les colonnes visibles avec les champs de tâche.
• Enregistrez des vues filtrées et regroupées pour y accéder en un clic.

Les vues Liste offrent une grande flexibilité pour gérer et prioriser les tâches selon vos besoins.

Bonnes pratiques :

• Utilisez les vues Liste comme vue principale de gestion des tâches.
• Nommez clairement les vues Liste enregistrées selon leur configuration spécifique.

Vues Tableau

Les vues Tableau affichent les tâches par statut sur un tableau kanban glisser-déposer. Elles optimisent les workflows de style agile :

• Des colonnes séparent les tâches par statut.
• Déplacez facilement les tâches entre statuts pour faire avancer le travail.
• Idéales pour les équipes agiles, les workflows créatifs et les processus pilotés par l'état d'avancement.

Les vues Tableau rendent les workflows basés sur les statuts très visuels et tactiles. Cela aide les équipes à gérer les priorités et les goulots d'étranglement.

Bonnes pratiques :

• Positionnez les vues Tableau après les vues Liste dans votre barre latérale pour y accéder rapidement.
• Limitez les statuts de tâche à 5-8 pour des performances optimales.

Vues Calendrier

Les vues Calendrier affichent les tâches planifiées sur un calendrier dans ClickUp. Cela fournit une expérience de calendrier intégrée :

• Affectez des dates d'échéance pour placer les tâches directement sur votre calendrier.
• Consultez les plannings de vos coéquipiers en un coup d'œil.
• Intégrez Google Agenda ou d'autres outils via des vues incorporées.
• Filtrage et rappels basés sur les dates.

Pour les équipes pilotées par les dates, les vues Calendrier facilitent la planification des ressources sans changer d'outil.

Bonnes pratiques :

• Utilisez la vue Calendrier pour visualiser rapidement les échéances à venir.
• Synchronisez votre Google Agenda pour consolider votre emploi du temps.

Vues Échéancier

Les vues Échéancier étalent visuellement les tâches sur une chronologie horizontale. Cela déverrouille des perspectives supplémentaires :

• Affichez les plannings et la capacité de vos coéquipiers dans le temps.
• Groupez les tâches par priorité pour repérer les conflits.
• Déplacez les tâches pour les replanifier facilement.
• Idéales pour les feuilles de route, la planification des ressources et des plannings.

Les échéanciers offrent une perspective d'horaire linéaire en complément des autres vues ClickUp.

Bonnes pratiques :

• Utilisez les vues Échéancier pour optimiser l'allocation des ressources entre les projets.
• Groupez les tâches par assigné pour visualiser la capacité individuelle.

Vues Gantt

Les vues Gantt affichent les tâches sur un graphique de Gantt avec les dépendances cartographiées. Utilisez-les pour :

• Planifier et ordonner des projets complexes.
• Afficher les tâches dépendantes et chevauchantes.
• Garantir des délais réalistes selon les relations entre tâches.
• Exporter les plannings à partager en PDF.

Pour les lancements de produits, les plannings de construction et les projets complexes, les vues Gantt ajoutent de puissantes fonctionnalités de planification.

Bonnes pratiques :

• Cartographiez les dépendances de tâche dans les vues Gantt pour les initiatives complexes.
• Exportez les graphiques Gantt pour visualiser les plannings avec les parties prenantes.

Pour un examen approfondi de l'utilisation des diagrammes de Gantt dans ClickUp, consultez ce super guide.

Vues Tableau

Les vues Tableau présentent les tâches dans une vue de type feuille de calcul. Les avantages incluent :

• Afficher les tâches de plusieurs listes dans un tableau.
• Analyser un grand volume de tâches et de points de données à la fois.
• Exporter les tâches au format .csv.

Lorsque vous devez examiner ou exporter un grand nombre de tâches, les vues Tableau sont extrêmement utiles.

Bonnes pratiques :

• Utilisez la vue Tableau pour auditer les tâches de plusieurs listes ou projets.
• Exportez les tâches au format .csv pour les analyser hors de ClickUp dans un tableur.

Vues Plan

Les vues Plan tracent les tâches géolocalisées sur un plan. En ajoutant un champ Emplacement personnalisé, vous pouvez :

• Afficher visuellement les emplacements des tâches sur un plan.
• Attribuer des balises d'emplacement.
• Colorer les épingles par statut ou priorité.

Pour les équipes terrain, les sociétés de transport et les tâches géolocalisées, les vues Plan géo-visualisent vos workflows.

Bonnes pratiques :

• Intégrez des cartes pour cartographier les emplacements des tâches comme les sites clients ou les emplacements terrain.
• Colorez les épingles de carte par statut ou priorité pour des indicateurs visuels rapides.

Cette diversité de vues permet de visualiser vos tâches de multiples façons en fonction de vos besoins.

Pour une plongée en profondeur sur les différentes vues ClickUp, consultez cet aperçu des vues.

Personnaliser les tâches dans ClickUp

ClickUp offre de nombreuses options pour ajouter des données personnalisées et configurer les paramètres au niveau des tâches :

Champs de tâche

Les champs de tâche permettent de capturer les informations clés sur chaque tâche :

• Assignés : Affecter des membres de l'équipe aux tâches.
• Dates d'échéance : Définir des dates d'échéance pour gérer les plannings.
• Listes de contrôle : Décomposer les tâches en éléments plus petits pouvant être cochés.
• Suivi du temps : Enregistrer le temps directement sur les tâches.
• Priorités : Signaler les tâches prioritaires.
• Etiquettes : Étiqueter et catégoriser les tâches.
• Champs personnalisés : Ajouter des listes déroulantes, des numéros, des liens personnalisés, etc.

Bonnes pratiques :

• Affectez les tâches directement aux personnes, pas aux groupes.
• Définissez les dates d'échéance de manière conservatrice pour éviter les délais non respectés.
• Décomposez les grandes tâches en listes de contrôle.

Statuts

Les statuts indiquent l'état d'une tâche comme "À faire", "En cours", "En révision", etc.

• Indiquez visuellement l'avancement des tâches via des statuts codés par couleur.
• Personnalisez les statuts pour qu'ils correspondent à vos workflows.
• Les tâches passent d'un statut à l'autre au fur et à mesure de l'avancement du travail.

Bonnes pratiques :

• Limitez les statuts à 5-8 pour plus de simplicité.
• Nommez clairement les statuts comme "En cours" au lieu de noms ambigus.
• Positionnez les statuts dans un ordre logique reflétant le workflow.

Dépendances

Les dépendances créent des relations entre les tâches qui influencent la planification :

• Les dépendances "En attente" signifient qu'une tâche ne peut pas commencer tant qu'une autre n'est pas terminée.
• Les dépendances "Bloquantes" nécessitent qu'une tâche soit terminée avant qu'une autre ne puisse commencer.

Bonnes pratiques :

• Utilisez les dépendances avec parcimonie pour éviter de trop compliquer les plannings.
• Assurez-vous que les tâches dépendantes ont un séquencement et des estimations de temps raisonnables.

Eléments de configuration

Au-delà des tâches, voici quelques paramètres importants à connaître :

Vues

Vous pouvez personnaliser les colonnes visibles, le tri, le regroupement, le filtrage, etc. dans chaque vue. Et enregistrer des vues personnalisées pour les réutiliser.

Bonnes pratiques :

• Nommez clairement les vues enregistrées selon leur configuration spécifique.
• Supprimez les vues inutilisées pour réduire le encombrer l'interface.

Applications ClickUp

Ces fonctionnalités optionnelles comme les champs personnalisés, le suivi du temps, etc. peuvent être activées sélectivement par Espace.

Bonnes pratiques :

• Activez uniquement les applications ClickUp nécessaires pour cet Espace afin d'éviter la surcharge de fonctionnalités.
• Désactivez les applications ClickUp inutilisées pour rationaliser l'interface.

Automatisations

Les automatisations permettent de déclencher des actions comme des changements de statut automatiquement lorsque des critères configurés sont remplis.

‍Automatisations

Les automatisations permettent de déclencher des actions comme des changements de statut automatiquement lorsque des critères configurés sont remplis.

Bonnes pratiques :

• Construisez des automatisations pour éliminer le travail manuel répétitif.
• Limitez la portée des automatisations avec des critères spécifiques pour éviter les déclenchements involontaires.

Champs personnalisés

Créez des champs personnalisés adaptés à vos workflows comme des liens, des nombres, des listes déroulantes, etc. Vous pouvez réutiliser les champs dans plusieurs Espaces.

Bonnes pratiques :

• Effectuez un audit des champs existants avant d'en créer de nouveaux.
• Nommez les champs personnalisés de manière intuitive selon leur objet.

Autorisations

Accordez un contrôle d'accès granulaire dans les Espaces, Listes, etc. Limitez les autorisations comme la modification des tâches par rôle de membre ou d'invité.

Bonnes pratiques :

• Tirez parti des paramètres d'autorisation pour contrôler précisément l'accès.
• Limitez les autorisations des invités aux seules capacités nécessaires.

Assembler toutes les pièces du puzzle

La véritable puissance de ClickUp vient de la connexion et de la configuration de tous ces éléments - hiérarchies, vues, fonctionnalités de tâches, applications, automatisations, champs et autorisations - pour répondre aux besoins uniques de votre équipe.

Bien que cela puisse sembler complexe au premier abord, commencer par les concepts de base des Espaces de travail, Espaces, Listes et Tâches établit une base évolutive.

Avec votre structure en place, choisissez des Vues qui fournissent des perspectives visuelles utiles sur vos workflows. Explorez toutes les façons de personnaliser les tâches avec les statuts, les dépendances et les champs personnalisés. Construisez des automatisations conditionnelles pour gérer les actions répétitives. Et tirez parti des autorisations pour contrôler précisément l'accès et les capacités.

Le temps nécessaire pour bien apprendre ClickUp est un investissement qui rapporte énormément. Assembler toutes les pièces en fonction des besoins de votre équipe vous permet de gérer le travail de manière extrêmement efficace.

La terminologie et les composants couverts dans ce guide fournissent un aperçu complet des capacités de ClickUp. Notre espoir est que cela vous donne la confiance et la clarté nécessaires pour en tirer le meilleur parti.

Le parcours consiste à comprendre les nombreuses options de ClickUp, à les configurer à bon escient et à les assembler en solutions sur mesure pour votre organisation. Avec les fondamentaux abordés ici, vous êtes équipé pour démarrer !

Pour une plongée en profondeur dans les nouvelles fonctionnalités de ClickUp 3.0, consultez ce guide ClickUp 3.0.

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