Le guide ultime pour débuter sur ClickUp en 2024

ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités puissantes pour personnaliser et rationaliser les flux de travail de votre équipe. Cependant, la terminologie étendue et les options de configuration peuvent initialement sembler accablantes.

Dans ce guide complet, nous explorons en profondeur la structure hiérarchique, les vues, les fonctionnalités de tâches et les paramètres clés de ClickUp. Avec tous les concepts expliqués, vous serez parfaitement équipé pour tirer le meilleur parti de ClickUp selon vos besoins uniques.

Points Clés

• Hiérarchie de ClickUp : Les niveaux incluent les Espaces de travail, Espaces, Dossiers, et Listes.
• Vues ClickUp : ClickUp offre diverses vues pour visualiser les tâches, telles que les vues Liste, Tableau, Calendrier, Échéancier, Gantt, Tableur, et Plan.
• Personnalisation des Tâches : Utilisez des champs de tâche, des statuts, des dépendances, et des champs personnalisés pour adapter ClickUp à vos besoins spécifiques.
• Automatisations et Applications : Les automatisations permettent de rationaliser les workflows et d'éliminer les tâches manuelles répétitives.
• Autorisations : Contrôlez l'accès et les capacités des membres et invités grâce aux rôles et permissions.

Comment organiser efficacement les tâches dans ClickUp ?

Pour organiser efficacement les tâches dans ClickUp, commencez par comprendre et utiliser la hiérarchie de ClickUp. Utilisez les différentes vues disponibles (Liste, Tableau, Calendrier, Échéancier, Gantt, Tableur, et Plan) pour visualiser vos tâches sous différents angles. Personnalisez les tâches avec des champs de tâche, des statuts, des dépendances, et des champs personnalisés. Implémentez des automatisations pour réduire les tâches manuelles répétitives et configurez les autorisations pour contrôler l'accès et les capacités des membres et invités.

Si vous préférez le format vidéo, voici notre tutoriel complet pour démarrer sur ClickUp:

La hiérarchie ClickUp : Une structure pour les tâches

La compréhension de la hiérarchie ClickUp est essentielle pour l'utiliser efficacement. Cela vous permet d'organiser le travail à plusieurs niveaux pour une efficacité optimale. Voici un aperçu approfondi des composants de la hiérarchie :

Environnements de travail

Les environnements de travail se situent au plus haut niveau dans ClickUp. Ils agissent comme des environnements complètement séparés.

• Vous pouvez avoir plusieurs espaces de travail pour diviser différentes équipes, départements ou projets.
• Passez facilement d'un environnement de travail à l'autre pour basculer entre ces environnements.

Bonnes pratiques :

• Utilisez un seul environnement de travail si vous avez besoin d'une visibilité unifiée. Privilégiez les paramètres de confidentialité et les autorisations au lieu de plusieurs espaces de travail. Cela évite de dupliquer le travail entre les espaces.
• Conservez les tâches dans leurs environnements de travail respectifs pour plus de cohérence et éviter toute confusion.

Espaces

Les espaces sont des subdivisions au sein d'un environnement de travail. Ils permettent d'organiser les principales divisions comme les départements, les équipes et les projets de haut niveau.

• Vous pouvez avoir un nombre illimité d'espaces dans un environnement de travail.
• Les espaces sont l'endroit où vous configurez des fonctionnalités comme les statuts personnalisés, les vues et les applications ClickUp.
• Les paramètres de confidentialité contrôlent l'accès des membres par rapport aux invités au niveau de l'espace.

Cas d'utilisation typiques :

• Départements d'entreprise - Ventes, Marketing, Ingénierie, etc.
• Initiatives majeures - Refonte du site Web, lancement de nouveaux produits, etc.
• Équipes - Développement Web, Ventes, etc.

Bonnes pratiques :

• Limitez les espaces aux divisions de plus haut niveau et évitez de proliférer de nombreux micro-espaces.
• Nommez les espaces clairement selon leur objectif comme "Département marketing".

Dossiers

Les dossiers ajoutent un niveau intermédiaire facultatif d'organisation sous les espaces. Ils contiennent plusieurs listes de tâches.

• Utiles pour regrouper des listes connexes et fournir une couche de filtrage supplémentaire.
• Les listes d'un même dossier peuvent partager des paramètres comme des statuts personnalisés.

Cas d'utilisation :

• Regroupez les listes par client pour une société de conseil.
• Séparez les dossiers par ligne de service dans une agence - SEO, PPC, conception Web, etc.

Bonnes pratiques :

• N'utilisez des dossiers que si vous avez besoin du niveau organisationnel supplémentaire. Évitez de compliquer inutilement votre hiérarchie.
• Nommez clairement les dossiers comme "Projets clients" pour indiquer leur relation de regroupement.

Listes

Les listes contiennent les tâches elles-mêmes et se situent dans des dossiers ou directement dans des espaces. Les tâches appartiennent toujours à une liste.

• Essentielles pour gérer et séparer les workflows et projets distincts.
• Des paramètres comme les statuts personnalisés et les champs peuvent être définis au niveau de la liste.

Exemples :

• Projet de refonte du site Web
• Tâches du bulletin mensuel
• Liste de contrôle d'intégration des clients

Bonnes pratiques :

• Nommez les listes clairement selon le projet ou workflow représenté.
• Limitez les tâches à 200-300 par liste pour des performances optimales.

Avec cette hiérarchie des espaces de travail aux listes de tâches, vous pouvez construire une structure adaptée au travail de votre équipe.

Vues ClickUp : Visualiser les tâches sous tous les angles

Une fois la hiérarchie établie, ClickUp fournit diverses vues pour visualiser vos tâches :

Vues Liste

La vue Liste affiche les tâches sous forme de liste. Elle est très utilisée et offre une grande flexibilité :

• Grouper, filtrer et trier les tâches de plusieurs façons.
• Personnaliser les colonnes visibles avec les champs de tâche.
• Enregistrer des vues filtrées et regroupées pour y accéder en un clic.

La vue Liste offre une flexibilité pour prioriser et gérer les tâches au besoin.

Bonnes pratiques :

• Utilisez la vue Liste comme vue principale de gestion des tâches.
• Nommez clairement la vue enregistrée selon leur configuration.

Vue Tableau

La vue Tableau affiche les tâches par statut sur un tableau Kanban glisser-déposer.

Vous pouvez optimiser les workflows agiles :

• Des colonnes qui séparent les tâches par statut.
• Déplacer facilement les tâches entre statuts pour faire avancer le travail.
• Idéale pour les équipes agiles, les workflows créatifs et les processus par état d'avancement.

La vue Tableau rend les workflows basés sur les statuts très visuels. Elle aide les équipes à gérer les priorités et les blocages.

Bonnes pratiques :

• Placez la vue Tableau après la vue Liste sur la barre des vues pour y accéder rapidement.
• Limitez le nombre de statuts à 5-8 pour des performances optimales.

Vue Calendrier

La vue Calendrier affiche les tâches planifiées sur un calendrier. Elle fournit une expérience de calendrier intégré :

• Ajouter des dates d'échéance pour afficher les tâches directement sur le calendrier.
• Consulter les plannings des coéquipiers en un coup d'œil.
• Intégrer Google Agenda ou d'autres outils via les vues intégration.
• Filtrage et rappels par date.

La vue Calendrier facilite la planification des ressources par date.

Bonnes pratiques :

• Utilisez la vue Calendrier pour visualiser rapidement les prochaines échéances.
• Synchronisez Google Agenda pour consolider votre emploi du temps.

Vues Échéancier

La vue Échéancier étale visuellement les tâches sur une chronologie horizontale pour déverrouiller des perspectives supplémentaires :

• Afficher les plannings et la capacité des coéquipiers dans le temps.
• Grouper les tâches par priorité pour résoudre les problèmes.
• Déplacer les tâches pour les replanifier facilement.
• Idéales pour les feuilles de route (Roadmap), la planification des ressources et des plannings.

Les échéanciers offrent une perspective d'horaire linéaire en complément des autres vues sur ClickUp.

Bonnes pratiques :

• Utilisez la vue Échéancier pour optimiser l'allocation des ressources entre projets.
• Groupez les tâches par assigné pour visualiser la capacité individuelle.

Vues Gantt

La vue Gantt affiche les tâches sur un diagramme de Gantt avec les dépendances des tâches. Vous pouvez l'utiliser pour :

• Planifier et ordonner des projets complexes.
• Afficher les tâches dépendantes et reliées.
• Garantir des délais réalistes selon les relations entre tâches.
• Exporter les plannings en PDF.

Pour les lancements de produits, les plannings de construction et les projets complexes, la vue Gantt ajoute de puissantes fonctionnalités de planification.

Bonnes pratiques :

• Mapper les dépendances de tâche sur la vue Gantt pour les projets complexes.
• Exportez le diagramme de Gantt pour visualiser les plannings avec les collaborateurs.

Pour approfondir l'utilisation des diagrammes de Gantt dans ClickUp, consultez ce guide.

Vue Tableur

La vue Tableur présente les tâches dans une vue de type feuille de calcul. Les avantages incluent :

• Afficher les tâches de plusieurs listes dans un tableur.
• Analyser un grand volume de tâches et de données.
• Exporter les tâches au format .csv.

Lorsque vous devez traiter ou exporter un grand nombre de tâches, la vue Tableur est extrêmement pratique.

Bonnes pratiques :

• Utilisez la vue Tableur pour suivre et contrôler les tâches de plusieurs listes ou projets.
• Exportez les tâches au format .csv pour les analyser hors de ClickUp, dans un tableur.

Vues Plan

La vue Plan affiche les tâches géolocalisées sur une carte. En ajoutant un champ personnalisé Emplacement, vous pouvez :

• Afficher visuellement les emplacements des tâches sur une carte.
• Attribuer des balises d'emplacement.
• Colorer les épingles par statut ou priorité.

Pour les équipes de terrain, les sociétés de transport et les tâches géolocalisées, la vue Plan permet de rationaliser vos workflows.

Bonnes pratiques :

• Intégrez des cartes pour voir les emplacements des tâches comme les sites clients ou les terrains.
• Colorez les épingles de carte par statut ou priorité pour obtenir des indicateurs visuels.

Cette diversité de vues permet de visualiser les tâches de plusieurs façons en fonction du besoin.

Pour en apprendre plus sur les vues, nous vous invitons à consulter notre article dédié sur les vues ClickUp.

Personnaliser les tâches dans ClickUp

ClickUp offre de nombreuses options pour ajouter des données personnalisées et configurer les paramètres au niveau des tâches :

Champs de tâche

Les champs de tâche permettent de capturer les informations clés sur chaque tâche :

• Assignés : Affecter des membres de l'équipe aux tâches.
• Dates d'échéance : Définir des dates d'échéance pour gérer les plannings.
• Listes de contrôle : Décomposer les tâches en éléments plus petits pouvant être cochés.
• Suivi du temps : Enregistrer le temps directement sur les tâches.
• Priorités : Signaler les tâches prioritaires.
• Etiquettes : Étiqueter et catégoriser les tâches.
• Champs personnalisés : Ajouter des listes déroulantes, des numéros, des liens personnalisés, etc.

Bonnes pratiques :

• Affectez les tâches directement aux personnes, pas aux groupes.
• Définissez les dates d'échéance de manière conservatrice pour éviter les délais non respectés.
• Décomposez les grandes tâches en listes de contrôle.

Statuts

Les statuts indiquent l'état d'une tâche comme "À faire", "En cours", "En révision", etc.

• Indiquez visuellement l'avancement des tâches via des statuts codés par couleur.
• Personnalisez les statuts pour qu'ils correspondent à vos workflows.
• Les tâches passent d'un statut à l'autre au fur et à mesure de l'avancement du travail.

Bonnes pratiques :

• Limitez les statuts à 5-8 pour plus de simplicité.
• Nommez clairement les statuts comme "En cours" au lieu de noms ambigus.
• Positionnez les statuts dans un ordre logique reflétant le workflow.

Dépendances

Les dépendances créent des relations entre les tâches qui influencent la planification :

• Les dépendances "En attente" signifient qu'une tâche ne peut pas commencer tant qu'une autre n'est pas terminée.
• Les dépendances "Bloquantes" nécessitent qu'une tâche soit terminée avant qu'une autre ne puisse commencer.

Bonnes pratiques :

• Utilisez les dépendances avec parcimonie pour éviter de trop compliquer les plannings.
• Assurez-vous que les tâches dépendantes ont un séquencement et des estimations de temps raisonnables.

Eléments de configuration

Au-delà des tâches, voici quelques paramètres importants à connaître :

Vues

Vous pouvez personnaliser les colonnes visibles, le tri, le regroupement, le filtrage, etc. dans chaque vue. Et enregistrer des vues personnalisées pour les réutiliser.

Bonnes pratiques :

• Nommez clairement les vues enregistrées selon leur configuration spécifique.
• Supprimez les vues inutilisées pour réduire le encombrer l'interface.

Applications ClickUp

Ces fonctionnalités optionnelles comme les champs personnalisés, le suivi du temps, etc. peuvent être activées sélectivement par Espace.

Bonnes pratiques :

• Activez uniquement les applications ClickUp nécessaires pour cet Espace afin d'éviter la surcharge de fonctionnalités.
• Désactivez les applications ClickUp inutilisées pour rationaliser l'interface.

Automatisations

Les automatisations permettent de déclencher des actions comme des changements de statut automatiquement lorsque des critères configurés sont remplis.

‍Automatisations

Les automatisations permettent de déclencher des actions comme des changements de statut automatiquement lorsque des critères configurés sont remplis.

Bonnes pratiques :

• Construisez des automatisations pour éliminer le travail manuel répétitif.
• Limitez la portée des automatisations avec des critères spécifiques pour éviter les déclenchements involontaires.

Champs personnalisés

Créez des champs personnalisés adaptés à vos workflows comme des liens, des nombres, des listes déroulantes, etc. Vous pouvez réutiliser les champs dans plusieurs Espaces.

Bonnes pratiques :

• Effectuez un audit des champs existants avant d'en créer de nouveaux.
• Nommez les champs personnalisés de manière intuitive selon leur objet.

Autorisations

Accordez un contrôle d'accès granulaire dans les Espaces, Listes, etc. Limitez les autorisations comme la modification des tâches par rôle de membre ou d'invité.

Bonnes pratiques :

• Tirez parti des paramètres d'autorisation pour contrôler précisément l'accès.
• Limitez les autorisations des invités aux seules capacités nécessaires.

Assembler toutes les pièces du puzzle

La véritable puissance de ClickUp vient de la connexion et de la configuration de tous ces éléments - hiérarchies, vues, fonctionnalités de tâches, applications, automatisations, champs et autorisations - pour répondre aux besoins uniques de votre équipe.

Bien que cela puisse sembler complexe au premier abord, commencer par les concepts de base des Espaces de travail, Espaces, Listes et Tâches établit une base évolutive.

Avec votre structure en place, choisissez des Vues qui fournissent des perspectives visuelles utiles sur vos workflows. Explorez toutes les façons de personnaliser les tâches avec les statuts, les dépendances et les champs personnalisés. Construisez des automatisations conditionnelles pour gérer les actions répétitives. Et tirez parti des autorisations pour contrôler précisément l'accès et les capacités.

Le temps nécessaire pour bien apprendre ClickUp est un investissement qui rapporte énormément. Assembler toutes les pièces en fonction des besoins de votre équipe vous permet de gérer le travail de manière extrêmement efficace.

La terminologie et les composants couverts dans ce guide fournissent un aperçu complet des capacités de ClickUp. Notre espoir est que cela vous donne la confiance et la clarté nécessaires pour en tirer le meilleur parti.

Le parcours consiste à comprendre les nombreuses options de ClickUp, à les configurer à bon escient et à les assembler en solutions sur mesure pour votre organisation. Avec les fondamentaux abordés ici, vous êtes équipé pour démarrer !

Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités de ClickUp 3.0, consultez ce guide ClickUp 3.0.