Le Guide Ultime pour Débuter sur ClickUp en 2025

Introduction

Si vous débutez sur ClickUp en 2025, vous êtes au bon endroit. ClickUp est un outil tout-en-un, regroupant les fonctionnalités clés de gestion.

ClickUp centralise tous vos outils (gestion, communication, documents, etc.) en une seule plateforme. Fini de jongler entre plusieurs applications !

Ce guide ultime vous permettra de configurer, personnaliser et maîtriser ClickUp.

Si vous préférez, on a fait une vidéo sur YouTube pour démarrer sur ClickUp !

Points essentiels

• Simplifiez votre flux de travail avec la plateforme tout-en-un de ClickUp.
• Configurez votre page d'accueil de manière minimaliste pour maximiser la concentration.
• Utilisez les outils essentiels comme la boîte de réception, les documents, les tableaux de bord et les relevés de temps.
• Personnalisez les notifications pour éviter les distractions inutiles.
• Maîtrisez la hiérarchie ClickUp pour une meilleure organisation des projets et tâches.
• Exploitez les outils de collaboration comme le chat, les commentaires et les documents pour une communication fluide.
• Explorez les vues, les tableaux de bord et les rapports pour suivre les progrès et améliorer les performances.

Comprendre l'interface pour utiliser ClickUp efficacement

Configuration de la page d'accueil pour une meilleure concentration

Lorsque vous ouvrez ClickUp, vous allez atterir sur la page d'accueil. Gardez-la simple. Évitez de la surcharger et concentrez-vous sur trois cartes principales :

• Mon travail : toutes les tâches qui vous sont assignées, triées par date d'échéance.
• Commentaires assignés : les messages et les commentaires où quelqu'un vous a mentionné.
• Récents : les éléments que vous avez récemment consultés ou modifiés.

Les cartes à utiliser dans l'accueil

Vous pouvez ajuster ces cartes en cliquant sur Gérer les cartes. Limiter cette vue vous aide à vous concentrer sur ce qui est important. Pour les nouveaux utilisateurs, cette configuration minimaliste et intuitive prévient la surcharge d'informations. Elle garantit que la page d'accueil reflète votre travail actif.

Barre latérale de ClickUp

Hubs essentiels pour votre quotidien

ClickUp centralise vos outils dans une seule interface. Comprendre chaque hub vous aidera à utiliser la plateforme efficacement et optimiser votre productivité.

Gérer les cartes

• Boîte de réception : toutes les mises à jour, les mentions et les commentaires assignés.
• Discussion : messages privés ou canaux de projets. Il peut remplacer Slack ou Teams pour les petites équipes.
• Documents : un éditeur intégré pour les wikis, les procédures opérationnelles (SOP) et la documentation client. Vous pouvez formater du texte, ajouter des images et créer un système de documentation complet.
• Tableaux de bord : graphiques, suivis et rapports de tâches. Vous pouvez suivre la progression des projets, la charge de travail et les indicateurs de performance.
• Clips : enregistrements d'écran avec les transcriptions.
• Relevés de temps : le temps enregistré chaque semaine par les membres.
• Favoris : listes, documents, tableaux de bord, etc. personnalisés pour faciliter l'accès.

La puissance de la barre de recherche

Recherche globale ClickUp

La fonctionnalité de recherche globale de ClickUp est l'un de ses points forts. Appuyez sur Cmd + K (Mac) ou Ctrl + K (Windows) pour ouvrir la fenêtre, et recherchez vos tâches, documents, et éléments ClickUp.

Prendre l'habitude d'utiliser la recherche vous fera gagner un temps précieux, surtout quand votre environnement de travail contiendra de nombreux éléments. Même les utilisateurs expérimentés comptent bien plus sur la recherche que sur la navigation manuelle dans la hiérarchie.

Configurer correctement les notifications

Par défaut, ClickUp envoie trop de notifications, et vous devez personnaliser les règles pour éviter les surcharges. Si vous souhaitez apprendre plus sur les bonnes pratiques de notifications, consultez notre guide détaillé.

Paramètres de notification recommandés

1. Cliquez sur votre avatar en haut à droite.
2. Sélectionnez Paramètres, puis Notifications dans la partie inférieure du volet gauche
3. Activez Observer automatiquement les tâches dans lesquelles je m'implique (Auto follow tasks I am involved in).

Observation automatique des tâches

1. Activez Quand je commente sur une tâche ou une sous-tâche uniquement, afin de ne recevoir les notifications que sur les discussions que vous initiez.
2. Ajustez les Notifications intelligentes à 3-6 heures pour éviter les alertes en double pendant que vous travaillez.
3. Dans Email, gardez Mentions uniquement actif.
4. Désactivez les notifications du navigateur et mobiles sauf si elles sont absolument nécessaires.

Paramètres de notifications des canaux

Garder le contrôle sur la boîte de réception

Dans les paramètres de la boîte de réception, choisissez personnalisé et désactivez toutes les options facultatives, à l'exception de :

• Commentaires de la tâche
• Activité de la tâche (changement de statut, assignés)
• Commentaires du document

Paramètres de boîte de réception

La hiérarchie ClickUp expliquée pour votre gestion de projet

La structure organisationnelle de ClickUp est fondamentale pour tirer parti de la plateforme. Vous devez bien la comprendre pour personnaliser les permissions, les champs ou les vues.

Hiérarchie ClickUp

Voici comment fonctionne la hiérarchie :

1. Environnement de travail : c'est le conteneur de plus haut niveau pour toute votre organisation. Ex : Nom de l'entreprise ou de l'agence.
2. Espaces : peuvent représenter différents départements, clients ou catégories de projets majeurs. Ex : Espace Marketing, Opérations, IT, etc.
3. Dossiers : dans chaque espace, vous pouvez créer des dossiers pour regrouper des listes connexes. Ex : dans l'espace "Marketing", vous pourriez avoir des dossiers “Campagnes réseaux sociaux” ou “Campagnes d’email marketing”.
4. Listes : celles-ci contiennent les tâches. Ex : dans le dossier "Campagnes réseaux sociaux", vous pourriez avoir une liste "Campagne Instagram Q4" ou "Plan de promotions des fêtes".
5. Tâche & Sous-tâche : la tâche est l'élément principal à réaliser (le livrable), tandis que les sous-tâches la décomposent en étapes plus petites. Ex : une tâche comme "Lancer la campagne Instagram Q4" pourrait inclure des sous-tâches comme "Concevoir les graphiques", "Rédiger les descriptions" et "Planifier les publications".

Chaque niveau peut avoir ses propres statuts, permissions et champs personnalisés. Une erreur courante est de créer des champs personnalisés ou des statuts au mauvais niveau. Gardez en tête que donner accès à un Espace donne automatiquement accès à tout ce qu'il contient (Dossiers, Listes). Vous pouvez définir des accès plus granulaires ou affiner les accès.

Construire votre premier environnement ClickUp

Créer un nouvel espace

Pour créer un nouvel espace :

1. Cliquez sur l'icône plus à côté de "Espaces" dans la barre latérale.
2. Nommez votre espace et cliquez sur continuer. Ex : LIVRAISON, pour les projets clients.

Créer un nouvel Espace

1. Gardez la Vue Liste par défaut et désactivez les autres vues pour l'instant.

Paramètres par défaut des vues

1. Cliquez sur Terminé pour le créer.

Définir les flux de travail et les statuts

Les statuts représentent les étapes de vos processus. N'hésitez pas à les personnaliser selon vos besoins.

Exemples :

• Pour les équipes de livraison : À faire → En cours → Revue → Validé → Terminé
• Pour les équipes de vente : Nouveau lead → Contacté → Proposition envoyée → Gagné → Perdu

Configurer les statuts

Pour les appliquer :

1. Ouvrez les paramètres de l'espace.
2. Sélectionnez Statuts de la tâche.
3. Personnalisez les noms et les couleurs.
4. Enregistrez les modifications.

Activer les bonnes ClickApps

Les ClickApps contrôlent les fonctionnalités actives d'un espace. Trop de ClickApps actives peuvent alourdir ClickUp, donc désactivez les extras tant que vous n'en avez pas besoin pour rationaliser votre environnement.

Choisir les bons ClickApps

Gardez ces ClickApps activées :

• Champs personnalisés - ajoutez des détails supplémentaires aux tâches, comme les budgets, les URL ou les noms de clients, pour une meilleure organisation.
• Suivi du temps - suivez le temps passé sur les tâches pour vos planifications et/ou facturations.
• Estimations de durée - définissez les durées prévues pour les tâches afin de gérer efficacement les charges de travail.
• Remapper les dates d'échéance de la sous-tâche - ajustez automatiquement les échéances des sous-tâches lorsque la date de la tâche principale change.
• Avertissement incomplet - recevez des alertes si des sous-tâches ou checklists ne sont pas résolus.
• Avertissement de dépendance - recevez des notifications lorsqu'une tâche ne peut pas commencer parce qu'une tâche bloquante n'est pas terminée.
• Reprogrammer les dépendances - décalez automatiquement les dates des tâches dépendantes lorsque celles de la tâche principale change.
• Afficher l'état d'avancement - visualisez l'avancement des tâches dans leurs flux de travail.

Organiser les tâches

Anatomie d'une tâche ClickUp

Les tâches sont les éléments constitutifs de ClickUp. Chaque projet, demande ou livrable sera une tâche dans une liste. Voici un aperçu des composants clés d'une tâche ClickUp :

1. Nom de la Tâche : gardez-le clair et concis pour une compréhension facile.
2. Description : utilisez cette zone de texte pour fournir des informations détaillées, des instructions ou un contexte pour la tâche.
3. Assigné : désignez la personne qui doit exécuter la tâche.
4. Date d'échéance : fixez des délais pour maintenir les projets sur la bonne voie.
5. Priorité : indiquez l'importance de la tâche avec des niveaux de priorité personnalisables.
6. Statut : suivez la progression de la tâche à travers un workflow personnalisable.
7. Temps estimé : ajoutez des estimations de durée des tâches pour faciliter la gestion des ressources.
8. Champs personnalisés : créez des champs supplémentaires pour ajouter des informations spécifiques au projet.
9. Sous-tâches : décomposez les tâches complexes en petites étapes.
10. Pièces jointes : ajoutez des fichiers directement à la tâche pour un accès facile.

Anatomie d'une tâche ClickUp

Créer des tâches et des sous-tâches

1. Ouvrez une liste et cliquez sur + Tâche. Découvrez toutes les manières de créer une tâche ClickUp ici.

Créer une nouvelle tâche

1. Donnez-lui un nom clair, comme "Mettre en place la campagne promotionnelle de la marque".
2. Assignez-la à un membre de l'équipe et fixez une date d'échéance.
3. Si la tâche implique plusieurs petites étapes, créez des sous-tâches. Chaque sous-tâche peut avoir sa propre date d'échéance et son propre assigné.

Tâches et sous-tâches ClickUp

Sous-tâches vs checklists

Les sous-tâches et les checklists ont des objectifs différents.

Choisissez les sous-tâches lorsque vous avez besoin de :

• Assignés individuels pour chaque élément
• Dates d'échéance et suivi du temps séparés
• Descriptions détaillées ou pièces jointes
• Suivi et rapports de progression
• Commentaires et de collaboration sur des éléments spécifiques

Par contre, choisissez les listes de contrôle lorsque vous avez besoin de :

• Processus simples, étape par étape
• Suivi rapide de l'achèvement
• Minimum d'informations
• Décomposition de tâche personnelle (tous les éléments pour la même personne)

Utilisation des champs personnalisés pour le suivi

Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter des détails spécifiques au projet comme des sites web, des budgets ou des noms de clients.

Pour en créer :

1. Cliquez sur + (Ajouter une colonne) dans votre vue de liste.
2. Choisissez le type de champ (texte, liste déroulante, argent ou site web).
3. Nommez-le clairement, comme "Site web du client" ou "Budget".

Ajouter un champ personnalisé

Conseil : réutilisez les champs existants autant que possible pour maintenir la cohérence entre les espaces. Avant d'en créer un nouveau, vérifiez s'il existe déjà dans votre environnement de travail. Plus tard, les champs en double vont compliquer vos suivis et rapports, et polluer votre environnement.

Fonctionnalités de collaboration et de communication

La principale force de ClickUp est dans la centralisation de la communication d'équipe. Au lieu de passer d'un logiciel à un autre, tout se passe dans un seul espace de travail.

Discussion ClickUp (ClickUp Chat)

La fonctionnalité de Discussion permet une communication en temps réel avec votre équipe. Vous pouvez créer des canaux de groupe pour vos projets, départements, etc. ou envoyer des messages privés à des individus.

ClickUp Chat (Discussion)

• Utilisez les canaux pour centraliser les discussions sur des sujets et projets spécifiques.
• Partagez des fichiers, des liens et des mises à jour directement dans le chat.
• Intégrez les discussions avec les tâches pour plus de contextes.

Commentaires et mentions pour les équipes

Chaque tâche comprend un volet de commentaires où les coéquipiers peuvent discuter des progrès, partager des mises à jour ou demander des précisions.

Utilisez la fonction @mention pour taguer quelqu'un directement. Par exemple, taper @Hugo envoie une notification à Hugo pour qu'il voit le message.

Utiliser les fonctionnalités de mention

Pour transformer un commentaire en mini-tâche, cliquez sur Assigner le commentaire comme élément d'action. Le coéquipier assigné le verra dans ses "Commentaires assignés" sur la page d'accueil jusqu'à ce qu'il le marque comme résolu. Cette méthode remplace les rappels par e-mail incessants.

Utilisation des documents pour la collaboration en temps réel

Hub de documents ClickUp

Les documents ClickUp (ou ClickUp Docs) vous permettent de rédiger et stocker de la documentation directement dans ClickUp. Vous pouvez rédiger des notes de réunion, des guides de processus internes et des briefs de projet.

Vous pouvez ajouter des titres, des images, des blocs et des liens. Ils sont idéaux pour remplacer les outils externes comme Google Docs. Chaque page peut être liée à des tâches ou des listes, ce qui maintient toutes les ressources dans un espace de travail connecté.

Maîtriser les vues ClickUp

Vue liste

Vue liste de ClickUp

La vue principale de ClickUp, simple mais puissante pour gérer vos tâches. Voici comment en tirer le meilleur parti :

1. Personnalisation : ajustez votre vue liste en ajoutant ou en supprimant des colonnes pour afficher uniquement les informations pertinentes de votre flux de travail.
2. Groupe et tri : utilisez la fonction "Groupe" pour organiser les tâches par statut, assigné ou champ personnalisé. Triez les tâches selon vos besoins.
3. Filtres : créez et enregistrez des filtres pour accéder rapidement à des tâches spécifiques, comme "Mes tâches urgentes" ou "Livraisons client en retard".
4. Actions groupées : gagnez du temps en effectuant des actions sur plusieurs tâches à la fois, comme changer le statut ou l'assigné.

N'oubliez pas que la vue liste est personnalisable. N'hésitez pas à expérimenter pour trouver ce qui vous convient le mieux.

Vues tableau (Kanban), calendrier et Gantt

Bien que la vue liste soit polyvalente, ClickUp propose d'autres vues pour répondre à différents besoins :

1. Vue tableau (Kanban) : parfaite pour les utilisateurs visuels et les équipes qui utilisent les méthodologies Kanban. Glissez et déposez les tâches à travers les colonnes pour mettre à jour leur statut facilement.
2. Vue calendrier : idéale pour les projets sensibles au temps et la gestion des délais. Visualisez vos tâches sur un calendrier pour optimiser les charges de travail et les délais.
3. Vue Gantt : essentielle pour les projets complexes avec des dépendances. Utilisez le diagramme de Gantt pour visualiser les échéanciers des projets, définir les dépendances entre les tâches et identifier les chemins critiques.

Chaque vue a son propre avantage :

• La vue tableau est excellent pour montrer la progression du flux de travail.
• La vue calendrier est imbattable pour la planification et la gestion du temps.
• La vue Gantt se distingue pour illustrer les échéanciers de projet et les relations entre les tâches.

Conseil de pro : ne vous limitez pas à une seule vue. Basculez entre les vues selon vos besoins pour obtenir différentes perspectives sur vos projets et tâches.

Vue tableau dans ClickUp

Personnaliser des vues

Vous pouvez personnaliser les colonnes, le tri, le regroupement, le filtrage, etc., au sein de chaque vue. Pour en tirer parti :

• Nommez clairement les vues en fonction de leur configuration spécifique.
• Supprimez les vues inutilisées pour garder l'environnement de travail propre.

Filtres pour les vues

Pour explorer les différentes vues ClickUp, consultez notre guide détaillé ici.

Tableaux de bord et rapports

Aperçu vs. tableaux de bord

ClickUp propose deux options principales de reporting : l'Aperçu et les Tableaux de bord.

• Chaque espace dispose d'une vue Aperçu. Elle donne un résumé rapide de la santé des projets à l'aide des cartes. Vous pouvez afficher des graphiques montrant les tâches terminées, l'équilibre de la charge de travail ou les tâches par assigné.

Vue aperçu dans l'Espace

• Tableaux de bord sont des pages autonomes pour des rapports plus approfondis. Ils comprennent des cartes comme des graphiques, des barres de progression et des visuels pour le suivi du temps.

Tableaux de bord ClickUp

Pour les petites équipes, commencez par la vue Aperçu. Elle offre la visibilité essentielle sans configuration supplémentaire. Une fois que vos opérations se développent, passez aux Tableaux de bord pour des ICP personnalisés.

Utilisation des relevés de temps

Les Relevés de temps enregistrent le temps que chaque personne passe sur les tâches au cours d'une semaine. Les membres de l'équipe peuvent démarrer des minuteurs pendant qu'ils travaillent ou ajouter manuellement du temps plus tard. Si vous gérez la facturation ou les horaires, vous pouvez passer les relevés de temps en revue. Pour ce faire, ClickUp propose une fonction d'approbation de relevés de temps.

Relevés de temps ClickUp

Pour des rapports plus approfondis, vous pouvez exporter les données à l'aide des outils comme ClickUp to Sheets. Cette intégration permet d'envoyer vos données à Google Sheets pour une analyse détaillée ou une facturation. C'est avantageux pour les agences qui facturent à l'heure ou qui suivent les éléments facturables.

Choisir le bon forfait ClickUp selon vos besoins

Lorsque vous configurez ClickUp, sélectionner le bon forfait est votre première décision critique. Vous pouvez consulter l’article complet sur les forfaits ClickUp ici.

Forfait Free Forever : idéal en solo

Le forfait gratuit est conçu pour les particuliers ou les petites entreprises qui souhaitent explorer les fonctionnalités de base de ClickUp. C’est un excellent moyen de gérer un projet personnel, d’organiser une simple liste de tâches à faire ou de se familiariser avec l’interface avant de s’engager financièrement.

Ce forfait comprend :

• Les fonctionnalités de gestion des tâches basique
• Les vues basiques
• Une capacité de stockage limitée

Forfait Unlimited : meilleur rapport qualité-prix pour les petites équipes

Pour la plupart des petites équipes, le forfait Unlimited est le meilleur rapport qualité-prix. Ce forfait débloque les deux fonctionnalités qui rendent ClickUp vraiment puissant : les champs personnalisés et les automatisations.

• Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter des informations supplémentaires à vos tâches. Vous pouvez créer des champs de menu déroulant, des montants, des URL, etc.
• Les automatisations de type « si-alors» pour gérer le travail répétitif. Par exemple, vous pouvez assigner automatiquement un membre de l’équipe lorsque le statut d’une tâche passe à « En cours », ou publier un commentaire lorsque la date d'échéance arrive.

Pour les petites et moyennes entreprises sans contraintes en termes de conformité ou de sécurité, le forfait Unlimited offre les fonctionnalités nécessaires à un prix raisonnable.

Forfait Business : gestion avancée d’équipe

Le forfait Business est destiné aux entreprises en croissance qui ont besoin de plus de contrôle, de méthodologies spécifiques et d’outils de gestion du temps plus avancés.

Ce forfait introduit plusieurs fonctionnalités avancées comme :

• L'intégration Google Single Sign-On (SSO)
• La gestion des sprints pour les équipes agiles
• Les vues de gestion de la charge de travail
• Les fonctionnalités de suivi du temps avancées

Ce forfait convient aux équipes avec des processus agiles ou qui nécessitent une planification détaillée de la capacité, et une gestion du temps.

Forfait Enterprise : pour la sécurité, l'évolution et le support

Les grandes organisations avec des protocoles de sécurité stricts bénéficieront du forfait Enterprise, qui fournit :

• Des options de sécurité renforcées
• Des contrats et termes personnalisés
• Un responsable de la réussite client dédié en tant que contact direct de support
• Des contrôles de permissions avancés

La plupart des grandes entreprises ont besoin des fonctionnalités de sécurité et du niveau de support inclus dans ce forfait.

Gestion des utilisateurs

Les membres vs. les invités

Vous pouvez inviter des personnes à partir des paramètres de votre environnement de travail. Il y a deux rôles principaux que vous pouvez attribuer :

• Membres : il s’agit généralement des membres de votre équipe interne qui ont besoin d’un accès complet à l'environnement de travail. Vous allez devoir payer pour chaque siège de membre que vous ajoutez à votre forfait. Si vous invitez quelqu’un avec le même nom de domaine que votre entreprise (par exemple, en invitant john@monentreprise.com dans l'environnement de travail monentreprise.com), ClickUp exige qu’il soit membre.
• Invités : ce sont des collaborateurs externes, comme les clients, les freelances ou les sous-traitants. Les sièges d’invité sont gratuits, mais ils viennent avec des limitations. Vous pouvez avoir jusqu’à 5 invités pour chaque membre payant de votre forfait.

La principale différence est dans les permissions. Les invités ne peuvent pas être invités à des espaces ou ajoutés à des équipes. Leur accès est limité aux dossiers, listes ou tâches spécifiques que vous leur partagez.

Tout mettre en place

La vraie puissance de ClickUp vient de la combinaise de tous ces éléments – hiérarchies, vues, fonctionnalités de tâches, applications, automatisations, champs et permissions – pour répondre aux besoins de votre équipe.

Au début, il peut sembler complexe, mais commencez par les concepts fondamentaux d'environnements de travail, espaces, listes et tâches comme.

Avec votre structure en place, choisissez les vues adaptées à vos flux de travail. Explorez toutes les options de personnalisation des tâches : statuts, dépendances et champs personnalisés. Créez des automatisations pour gérer les actions répétitives. Et utilisez les permissions pour contrôler l'accès et les capacités.

En tant qu'outil de gestion de projet, ClickUp est un investissement rentable. En assemblant toutes les pièces, vous allez être plus efficace.

Les composants abordés dans ce guide offrent un aperçu complet des capacités de ClickUp, que vous soyez débutant ou professionnel. Nous espérons qu'il vous donne la confiance et la clarté nécessaires pour exploiter l'outil.