Brandtegic, une agence marketing en pleine croissance, faisait face à des workflows complexes, une documentation dispersée et des tâches administratives chronophages qui ralentissaient la production vidéo. En collaborant avec UpSys pour repenser leur espace ClickUp et intégrer des agents IA, Brandtegic a automatisé les processus répétitifs, simplifié la gestion de projet et permis à son équipe de consacrer plus de temps à la création. Résultat : 95 % d’adoption par l’équipe, des vidéos livrées à temps et 25 heures gagnées chaque semaine.
Les agents IA dans ClickUp libèrent l’équipe Brandtegic pour la création
Brandtegic
10/08/20253 min de lecture
Résumé Exécutif
Le Défi
- L’ancienne configuration ClickUp était trop complexe, avec seulement 50 % d’adoption et un retour aux anciens outils.
- La création de projets vidéo prenait plus de 20 minutes, les monteurs devant dupliquer des modèles et remplir des dizaines de champs.
- Aucune visibilité sur la charge de travail—plus de 100 tâches vidéo sont devenues en retard avant d’être remarquées.
- Documentation et processus dispersés, entraînant confusion et oublis.
- La complexité du système freinait l’efficacité et la croissance.
Avant : Outils éparpillés
La Solution
- Agents IA pour la réutilisation de contenu : automatisation de la transformation des transcriptions vidéo en publications LinkedIn, tweets, articles de blog et newsletters, économisant plusieurs heures de travail manuel chaque semaine.
- Briefs et propositions clients automatisés : création de workflows pilotés par l’IA pour générer des briefs clients détaillés et des propositions de services directement à partir des formulaires de prise de contact, réduisant les délais et garantissant la cohérence.
- Notifications automatisées : mise en place de récapitulatifs quotidiens et d’alertes de retard vidéo dans le chat ClickUp, assurant que l’équipe ne manque jamais une échéance ou un suivi.
- Optimisation des prompts et des coûts : affinement des prompts IA pour correspondre au ton de l’agence et comparaison des modèles IA (Gemini vs. OpenAI) pour obtenir les meilleurs résultats et optimiser les coûts.
- Restructuration de l’espace de travail : réduction de plus de 8 espaces à 5 zones essentielles, suppression des dossiers redondants, mise en place d’un code couleur clair et de sources uniques de vérité.
- Simplification des modèles : les modèles de livrables vidéo sont passés de plus de 15 sous-tâches à 3–4 étapes clés, avec les SOP intégrées directement dans les descriptions de tâches.
Après : Centralisé dans ClickUp
Les Résultats
- Réduction de 90 % du temps de préparation des tâches : de plus de 20 minutes à seulement 2–3 minutes par projet, soit 15 à 25 heures économisées chaque semaine.
- Diminution de 60 % du temps d’onboarding client et de génération de propositions grâce à l’automatisation des briefs et devis.
- Visibilité en temps réel sur l’état des projets et les éléments en retard, améliorant la ponctualité des livraisons de 35 %.
- Cohérence des processus et partage des connaissances renforcés, avec toutes les SOP et supports de formation accessibles au même endroit.
- Satisfaction et évolutivité de l’équipe accrues, les automatisations prenant en charge les tâches répétitives et réduisant la charge opérationnelle.
Témoignage de Brandtegic
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