Brandtegic économise 25 heures par semaine en confiant les tâches répétitives à des agents IA dans ClickUp
Avant et après
Synthèse
Brandtegic est une agence marketing construite autour de la production vidéo. Une précédente configuration ClickUp était devenue si lourde que seule la moitié de l'équipe l'utilisait, l'autre moitié étant retournée en silence aux outils qu'elle connaissait.
UpSys a allégé l'espace de travail et confié le travail répétitif à des agents IA. La préparation d'un projet est passée de plus de 20 minutes à 2 ou 3 minutes, l'adoption a atteint 95 %, et l'agence a récupéré 25 heures par semaine.
Le contexte
Le système censé accélérer l'agence était ce qui la freinait. Les monteurs ouvraient un nouveau projet vidéo et tombaient sur des dizaines de champs avant même de commencer à monter, et plus de 100 tâches vidéo dépassaient leur échéance sans que personne le voie.
L'ancienne configuration ClickUp était assez complexe pour que seulement 50 % de l'équipe l'utilise.
Préparer un seul projet vidéo prenait plus de 20 minutes à dupliquer des modèles et remplir des champs.
Personne n'avait de vue en direct sur la charge, donc plus de 100 tâches vidéo sont passées en retard sans être vues.
La documentation était dispersée, donc des étapes sautaient et la même question était traitée deux fois.
L'onboarding client et les propositions étaient réécrits à chaque fois.
La solution
Le build tenait en deux moitiés : ramener l'espace de travail à ce que l'équipe utilise vraiment, puis confier le travail répétitif à des agents IA.
Restructuration de l'espace. Plus de 8 espaces sont devenus 5, les dossiers redondants ont disparu, et chaque zone a reçu un responsable clair et une couleur.
Des modèles plus simples. Les modèles de livrables vidéo sont passés de plus de 15 sous-tâches à 3 ou 4 étapes clés, avec la SOP écrite dans la description de la tâche.
Des agents IA pour la réutilisation. Les transcriptions vidéo deviennent des posts LinkedIn, des publications X, des articles de blog et des newsletters sans premier jet humain.
Briefs et propositions automatisés. Les réponses au formulaire de prise de contact génèrent directement le brief client et la proposition de services.
Notifications automatisées. Récapitulatifs quotidiens et alertes de vidéo en retard arrivent dans le chat ClickUp, donc une échéance qui glisse se signale elle-même.
Réglage des prompts et des coûts. Les prompts ont été calés sur le ton de l'agence, et les modèles Gemini et OpenAI comparés sur la qualité de sortie rapportée au coût et à la vitesse.
Les résultats
Préparer un projet vidéo prend 2 à 3 minutes au lieu de plus de 20, ce qui rend 15 à 25 heures chaque semaine. Le suivi en temps réel des retards a amélioré la ponctualité des livraisons de 35 %. Les briefs et devis automatisés ont réduit de 60 % le temps d'onboarding et de proposition.
Le chiffre qui compte le plus reste l'adoption : un système plus simple a ramené 95 % de l'équipe sur une seule plateforme. Un espace de travail que personne n'ouvre ne fait économiser rien du tout.
Création des projets vidéo
Adoption
Visibilité sur la charge
Onboarding et propositions
Témoignage client
UpSys nous a aidés à améliorer notre système et à faire réellement la transition vers ClickUp, ce que nous essayions de faire depuis longtemps. Ils ont livré ce que nous cherchions, ont été flexibles et disponibles, et ont corrigé beaucoup de problèmes et de complexités laissés par de précédents consultants. Dans l'ensemble, nous sommes très satisfaits du travail fourni et nous trouvons le rapport qualité-prix bon. Merci à Ramzi pour son aide !
ClickUp s'est construit tout seul. Plus personne ne retrouve rien.
C'est le même point de départ que chaque histoire de cette page. Dites-nous ce qui ne fonctionne pas. On vous rend à quoi ressemble la version réparée, avec les heures qu'elle vous redonne.
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