Onboarding client 50 % plus rapide : Tony Howell Co optimise ses workflows
Tony Howell
Résumé Exécutif
Tony Howell Co, agence de design digital spécialisée dans la présence en ligne des artistes, faisait face à des workflows fragmentés et une documentation dispersée sur plusieurs outils. Grâce à UpSys, l’agence a unifié ses opérations dans ClickUp : gestion de projet standardisée, SOPs claires et centralisation du savoir pour toute l’équipe. Résultat : onboarding accéléré, efficacité accrue et collaboration fluide.
Le Défi
L’équipe utilisait un mélange d’outils (emails, tableurs, messageries, documents cloud) pour gérer les projets et la communication client.
Les informations, tâches et documents étaient éparpillés, entraînant des pertes ou des doublons.
Des processus incohérents et des étapes manquées créaient de la confusion et des erreurs.
L’intégration de nouveaux membres était difficile et chronophage.
Manque de visibilité sur l’avancement des projets et les responsabilités.
Beaucoup de temps perdu à chercher des fichiers ou des instructions.
La Solution
Migration de toute la gestion de projet et documentation dans ClickUp, créant une source unique de vérité.
Conception d’une structure d’espace claire et évolutive, adaptée aux services et types de clients de Tony Howell Co.
Développement de SOPs standardisées et de modèles de bonnes pratiques pour garantir la cohérence.
Création d’une base de connaissances centralisée et d’une bibliothèque de modèles pour un accès facile aux processus, ressources et supports d’onboarding.
Mise en place d’automatisations pour fluidifier l’attribution des tâches, les étapes projet et les workflows récurrents.
Les Résultats
Temps d’onboarding des nouveaux clients réduit de 50 % grâce aux modèles et checklists standardisés.
Efficacité de l’équipe améliorée, avec visibilité en temps réel sur l’état et les prochaines étapes de 100 % des projets actifs.
Temps passé à chercher des informations ou fichiers diminué de 70 % grâce à la base de connaissances centralisée.
Cohérence et qualité des livrables renforcées, toute l’équipe suivant les mêmes SOPs.
Satisfaction et collaboration de l’équipe accrues, toute la communication et la documentation étant centralisées.
8 heures par semaine économisées, auparavant perdues à jongler entre les outils et la coordination manuelle.
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