Finfire, cabinet de conseil en finance d’entreprise, faisait face à des blocages critiques dus à des processus manuels et à une dépendance à une seule personne clé. Grâce à UpSys, Finfire est passé de feuilles Excel dispersées et de notifications manuelles à un CRM et un système de gestion de flux de travail centralisés et automatisés dans ClickUp. En seulement huit semaines, Finfire a obtenu une visibilité en temps réel, éliminé les retards opérationnels et permis à son équipe de se concentrer sur la croissance et la satisfaction client.
D’Excel à ClickUp : Finfire réduit de 40 % le temps de réponse et gagne en visibilité sur ses projets
Finfire
10/08/20253 min de lecture
Résumé Exécutif
Le Défi
- Le suivi des leads et la gestion de projet étaient réalisés sur des fichiers Excel statiques, entraînant des informations obsolètes ou dupliquées.
- Accès et collaboration limités pour les équipes commerciales et opérationnelles.
- Absence d’automatisation ou de rappels pour les relances, causant des retards de 5 à 7 jours dans la communication client.
- Difficulté à générer des rapports ou à suivre la performance commerciale, la direction passant des heures chaque jour sur les mises à jour de statut.
- Risque élevé de perte de données ou d’erreurs à cause des mises à jour manuelles.
- Une seule personne gérait toutes les notifications et transitions—en son absence, toute l’opération s’arrêtait.
La Solution
- Migration complète : Toutes les données de leads et de projets ont été transférées d’Excel vers ClickUp, créant une source unique de vérité.
- Structure CRM sur-mesure : Création d’une liste centralisée pour le suivi client, structurée avec plusieurs étapes commerciales et projets (ex : Nouveau lead, Contacté, Proposition envoyée, Négociation, Gagné/Perdu).
- Workflows automatisés : Développement de checklists modèles pour chaque étape, garantissant des processus standardisés et les meilleures pratiques.
- Automatisations intelligentes : Mise en place de déclencheurs pour faire avancer les leads et projets, envoyer des rappels et notifications, et assigner automatiquement les tâches au bon membre de l’équipe.
- Tableaux de bord en temps réel : Vues personnalisées pour les dirigeants, opérations, membres de l’équipe et clients, offrant une visibilité instantanée et des rapports en un clic.
Les Résultats
- Temps de réponse aux leads réduit de 40 % grâce aux rappels automatisés et à une attribution claire.
- Visibilité accrue sur le pipeline commercial et les projets, avec des rapports générés en temps réel.
- Précision des données améliorée, éliminant 100 % des doublons ou informations obsolètes.
- Collaboration renforcée, toutes les équipes commerciales et projets mettant à jour et suivant leur travail dans ClickUp.
- Augmentation de 25 % des affaires conclues dans les trois premiers mois après la mise en place.
- Économie estimée à 10 heures par semaine auparavant consacrées aux mises à jour et rapports manuels.
- Suppression totale du goulot d’étranglement lié à une seule personne—les opérations se poursuivent désormais sans interruption.
- Satisfaction client et partenaires accrue grâce à des mises à jour proactives et un suivi transparent de l’avancement.
Témoignage de Finfire
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