Optiwatt économise environ 4 heures par semaine avec une source unique de vérité dans ClickUp
Avant et après
Synthèse
Optiwatt fournit des services de gestion énergétique et de prestations techniques, avec des équipes terrain, une équipe bureau et des partenaires externes qui interviennent sur les mêmes sites clients.
L'information vivait dans cinq outils à la fois, donc chaque chantier tournait un peu différemment et personne ne savait dire qui portait quoi. UpSys a conçu une architecture ClickUp minimale autour de trois espaces et de bases liées pour les clients, les sites et les fournisseurs. En trois mois, 90 % des utilisateurs étaient opérationnels dessus, pour environ 4 heures gagnées par semaine.
Le contexte
Cinq outils se partageaient le même chantier, et aucun ne le portait en entier. Une équipe terrain terminait une intervention et le bureau l'apprenait quand quelqu'un envoyait un message.
L'information était dispersée entre Excel, OneNote, Slack, SharePoint et l'email, donc trouver la réponse à jour demandait de vérifier les cinq.
Il n'y avait aucune vue de l'avancement des chantiers ni de responsable clair par tâche.
La coordination entre équipes terrain et bureau se cassait régulièrement.
Le travail avec les partenaires externes n'avait aucun cadre, donc chaque partage devenait une décision manuelle.
Aucun chantier ne se déroulait de la même façon, ce qui coûtait du temps chaque jour et laissait passer des demandes clients.
La solution
L'architecture a été gardée volontairement petite, parce qu'une structure que le terrain utilise vaut mieux qu'une structure qui modélise tout.
Un audit des processus d'abord. Workflows, rôles utilisateurs et besoins réels du quotidien ont été cartographiés avant de créer le moindre espace.
Trois espaces. Operations, Tech et Admin, avec les sites clients en tâches parentes et les actions de site en sous-tâches.
Des bases liées. Clients, sites et fournisseurs sont des enregistrements connectés, donc ouvrir un site montre son client et ses prestataires.
Planification par lot. Un point hebdomadaire avec des points d'estimation simplifiés, plus des modèles prêts pour les processus récurrents.
Collaboration externe encadrée. Des formulaires clients automatisés et des permissions par partenaire, pour que chacun voie son périmètre.
Les résultats
Tout est centralisé dans ClickUp comme source unique de vérité, et les vues Gantt et tableau donnent une lecture immédiate de la charge, des priorités et de l'avancement. Équipes terrain, bureau et partenaires externes travaillent ensemble avec un accès délimité pour chacun.
Le ticketing automatisé et les modèles prêts à l'emploi ont supprimé les oublis qui venaient de chantiers tous menés différemment. En trois mois, 90 % des utilisateurs étaient pleinement opérationnels, et l'équipe économise environ 4 heures par semaine.
Où vit l'information
Visibilité projet
Coordination terrain et partenaires
Standardisation
Témoignage client
L'équipe est vraiment efficace et organisée. C'est une transformation pour nous. Tout est plus simple et plus clair. Notre équipe a commencé à utiliser ClickUp naturellement.
ClickUp s'est construit tout seul. Plus personne ne retrouve rien.
C'est le même point de départ que chaque histoire de cette page. Dites-nous ce qui ne fonctionne pas. Nous vous montrons à quoi ressemble la version réparée, et les heures qu'elle vous rend.
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