Tony Howell Co, agence de design digital spécialisée dans la présence en ligne des artistes, faisait face à des workflows fragmentés et une documentation dispersée sur plusieurs outils. Grâce à UpSys, l’agence a unifié ses opérations dans ClickUp : gestion de projet standardisée, SOPs claires et centralisation du savoir pour toute l’équipe. Résultat : onboarding accéléré, efficacité accrue et collaboration fluide.
Onboarding client 50 % plus rapide : Tony Howell Co optimise ses workflows
Tony Howell
10/08/20252 min de lecture
Résumé Exécutif
Le Défi
- L’équipe utilisait un mélange d’outils (emails, tableurs, messageries, documents cloud) pour gérer les projets et la communication client.
- Les informations, tâches et documents étaient éparpillés, entraînant des pertes ou des doublons.
- Des processus incohérents et des étapes manquées créaient de la confusion et des erreurs.
- L’intégration de nouveaux membres était difficile et chronophage.
- Manque de visibilité sur l’avancement des projets et les responsabilités.
- Beaucoup de temps perdu à chercher des fichiers ou des instructions.
Avant : Outils et processus éparpillés
La Solution
- Migration de toute la gestion de projet et documentation dans ClickUp, créant une source unique de vérité.
- Conception d’une structure d’espace claire et évolutive, adaptée aux services et types de clients de Tony Howell Co.
- Développement de SOPs standardisées et de modèles de bonnes pratiques pour garantir la cohérence.
- Création d’une base de connaissances centralisée et d’une bibliothèque de modèles pour un accès facile aux processus, ressources et supports d’onboarding.
- Mise en place d’automatisations pour fluidifier l’attribution des tâches, les étapes projet et les workflows récurrents.
Après : Système centralisé dans ClickUp
Les Résultats
- Temps d’onboarding des nouveaux clients réduit de 50 % grâce aux modèles et checklists standardisés.
- Efficacité de l’équipe améliorée, avec visibilité en temps réel sur l’état et les prochaines étapes de 100 % des projets actifs.
- Temps passé à chercher des informations ou fichiers diminué de 70 % grâce à la base de connaissances centralisée.
- Cohérence et qualité des livrables renforcées, toute l’équipe suivant les mêmes SOPs.
- Satisfaction et collaboration de l’équipe accrues, toute la communication et la documentation étant centralisées.
- 8 heures par semaine économisées, auparavant perdues à jongler entre les outils et la coordination manuelle.
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