ClickUp vs Notion : quelle app de productivité choisir en 2025 ?

Il y a quelques années, gérer les tâches, les documents et les roadmap nécessitait trois outils différents. Aujourd'hui, les équipes ont besoin d'outils tout-en-un pour coordonner leur travail. L'époque des outils de productivité mono-fonction est révolue. L'ère moderne introduit des solutions globales, avec ClickUp et Notion par exemple.

ClickUp excelle dans la gestion de projets et l'automatisation des tâches. Il propose une gamme d'options pour organiser et suivre efficacement les projets. Notion se distingue par sa capacité de personnalisation. Son interface peut s'adapter tant à de la prise de notes personnelles qu'à la coordination d'équipe complexe.

Cette comparaison de ClickUp et Notion vous permettra de comprendre comment les deux plateformes répondent à des besoins spécifiques à travers 12 critères de différenciation clés. Nous allons couvrir les tarifs, les dashboards, les autorisations, les intégrations et bien plus. À la fin, vous comprendrez mieux les forces et les limites de ClickUp et Notion pour déterminer l'outil idéal pour vos projets en 2024.

ClickUp vs Notion : Tarifs

Tarifs ClickUp

En 2024, ClickUp propose 4 forfaits :

• Free forever : Version gratuite avec 100 Mo de stockage, cinq espaces de travail, tâches illimitées. Idéal pour un usage personnel et des petites équipes.
• Unlimited : 7$ par utilisateur/mois (facturation annuelle). Débloque les fonctionnalités collaboratives comme les champs personnalisés, les dépendances, les diagrammes de Gantt. Parfait pour les petites entreprises en croissance.
• Business : 12$ par membre/mois (facturation annuelle) ajoute des contrôles de permissions avancés, le suivi des objectifs, le support prioritaire. Adapté aux équipes de tailles moyenne.
• Entreprise : Nécessite un devis personnalisé. Destiné aux grandes entreprises ayant besoin de sécurité, de journaux d'audit, d'accès API.

Tarifs Notion

Notion propose également 4 tarifs :

• Gratuit : Idéal pour un usage individuel, avec l'essentiel pour travailler seul
• Plus : 8$ par membre/mois (facturation annuelle) ; permet l'upload illimité de fichiers et un historique de version illimités.
• Business: 15$ par membre/mois (facturation annuelle) pour les équipes nécessitant un contrôle sur le partage et la sécurité plus avancé.
• Entreprise : Tarification sur mesure, pour les organisations qui ont besoin des respecter des normes de sécurité et une administration avancée.

Vainqueur : ClickUp

Notion et ClickUp proposent tous deux des versions gratuites pour les besoins de base et des forfaits premium pour des fonctionnalités avancées. Pour les indépendant et les usages personnels, la version gratuite de Notion est excellente. Pour les entreprises, ClickUp offre globalement plus de fonctionnalités pour un coût similaire. Nous détaillons les tarifs de ClickUp ici.

ClickUp vs Notion : Expérience utilisateur

Les interfaces de ClickUp et Notion peuvent vous aider à choisir l'outil qui correspond à votre flux de travail et votre style de gestion de projet.

ClickUp : Complet et riche en fonctionnalités

ClickUp se présente comme un logiciel complet, parfait pour la gestion de projets grâce à :

• Des Mind map : pour visualiser les tâches et les workflows.
• Une vue d'ensemble : pour avoir une vision globale de l'avancement.
• Une hiérarchie de projet : pour organiser et gérer un grand nombre de données.
• Email et agenda intégrés : pour envoyer des mails et accéder à vos réunions depuis ClickUp.

Toutes ces options impliquent un long temps de prise en main. Les nouveaux utilisateurs ou ceux qui préfèrent une approche plus simple peuvent trouver l'interface de ClickUp déroutante. Malgré sa difficulté d'accès, l'outil est idéal si vous avez besoin d'un suivi détaillé de votre activité.

Notion : Intuitif et convivial

Notion se distingue par son design intuitif, offrant :

• Des mises en page personnalisables : pour partir d'une page blanche et construire sa structure.
• Une gestion simple des tâches : via des kanban, des listes de tâches et des calendriers.
• Une gestion efficace des fichiers : pour stocker et partager des documents, bien que limitée selon les formules.

La simplicité de Notion séduit ceux qui cherchent un espace de travail épuré. Son approche minimaliste convient particulièrement aux freelances ou aux petites équipes. Bien que le design de Notion soit moins intimidant pour les débutants, son interface ne permet pas d'aller aussi loin que ClickUp en termes de gestion de projets.

Verdict : Égalité

ClickUp est idéal pour ceux qui ont besoin d'une réelle interface de gestion de projets, tandis que Notion convient mieux aux adeptes de la simplicité et du design intuitif.

ClickUp vs Notion : fonctionnalités

Hiérarchie

Hiérarchie structurée de ClickUp

La hiérarchie de ClickUp est très structurée :

1. Environnement de travail : Environnement englobant toute l'organisation.
2. Espaces : Pour diviser le travail par services, départements ou équipes.
3. Dossiers : Pour ajouter une couche d'organisation dans les Espaces.
4. Listes : Pour regrouper les tâches par types ou objectifs.
5. Tâches : Les unités de base des projets.
6. Sous-tâches : Pour détailler les tâches avec des tâches imbriquées, jusqu'à 7 niveaux.

Cette structure offre clarté et contrôle, idéale pour les petites comme les grandes entreprises. Elle est idéale pour la gestion de projets complexe, grâce à ses sous-tâches imbriquées.

Structure flexible de Notion

Notion, avec son système de pages les unes dans les autres et relations, offre une organisation flexible. Vous pouvez par exemple créer une tâche avec une infinité de tâches liées en dessous.

Verdict : Égalité

ClickUp offre une structure claire pour les projets complexes, tandis que Notion élimine les contraintes structurelles, permettant une grande adaptabilité. Le choix dépend de la complexité de votre projet et de vos préférences.

Personnalisation

Customisation simple de ClickUp

ClickUp se concentre davantage sur les fonctionnalités plutôt que sur une personnalisation sans fin. L'application s'en tient à des options de configuration intuitives. Vous pouvez par exemple ajouter des champs personnalisés, mais pas intervenir sur la disposition de la tâche.

Supériorité de la customisation de Notion

Notion excelle dans la personnalisation avec :

• La personnalisation de l'apparence - Polices, tailles, thèmes
• Des composants intégrables - Équations, intégrations
• Système de blocks, que l'on peut disposer comme on le souhaite - Mais peut augmenter la complexité

Vainqueur : Notion

• Notion : Idéal pour une personnalisation poussée.
• ClickUp : Idéal pour la cohérence, la facilité d'utilisation et une personnalisation mesurée.

Modèles

Modèles centrés projet chez ClickUp

ClickUp partage des modèles conçus pour faciliter les workflows d'équipe. Cette bibliothèque se concentre sur la gestion de projet et de tâche avec des plans de lancement, des rétrospectives, des sprints, etc.

Large éventail de modèles de Notion

Notion propose une grande diversité de modèles, couvrant la productivité personnelle, les finances, les CRM, la prise de notes/documentation, bien au-delà des cas d'usage de gestion de projet.

Verdict : Égalité

• ClickUp : idéal pour les équipes qui ont besoin de modèles de gestion de projet.
• Notion : attrayant pour ceux qui cherchent une large gamme de modèles personnalisables pour divers usages.

Automatisations

ClickUp pour les automatisations avancées

ClickUp offre une fonctionnalité d'automatisation très complète, parfaite pour simplifier les tâches et les flux de travail. En voici quelques aspects :

• Déclencheurs : Définir des actions selon des critères comme les dates de début.
• Filtres : Cible des conditions de déclenchement précises.
• Réassignation : Réparti les tâches entre les membres de l'équipe selon leurs compétences.
• Duplication de tâches : crée une tâche identique à la tâche qui a déclenché l'automatisation
• Modèles : Active des modèles pré-construits de tâches.

Automatisation limitée de Notion

Notion propose des automatisations bien plus basiques en 2 étapes, comme réaffecter une tâche si le statut change.

Vainqueur : ClickUp

Pour les entreprises qui veulent optimiser leurs processus, ClickUp est clairement le meilleur choix.

Rôles et permissions

Les applications ont des niveaux de permissions similaires. Du contrôle total à l'accès en lecture seule, les utilisateurs peuvent avoir les droits correspondants à leur rôle dans un projet. La différence principale est le niveau "Peut modifier le contenu" de Notion qui n'existe pas dans ClickUp. Il autorise la modification du contenu sans changer la structure ou les vues globales de la base de données.

Rôles disponibles dans ClickUp

En plus des permissions, ClickUp dispose d'un système de rôles qui permet d'accéder ou non à certaines fonctionnalités.

1. Invités : Accès limité à des éléments spécifiques.
2. Membres : Niveaux d'accès standard.
3. Administrateurs : Gestion étendue.
4. Propriétaires : Contrôle total, y compris suppression d'espaces.
5. Rôles personnalisés : Contrôle avancé avec les forfaits supérieurs.

Gestion des rôles dans Notion

Le système de rôles de Notion est plus simple. On retrouve invités, membres, administrateurs et propriétaires. Bien que plus simple, le système de Notion reste efficace pour collaborer sur des documents et bases de données.

Vainqueur : ClickUp

Pour une gestion des rôles et permissions d'utilisateurs précise et plus sécurisée, ClickUp est le meilleur choix.

Relations

Gestion des relations limitée sur ClickUp

ClickUp manque de capacités relationnelles poussées. Cette limite rend l'outil limité pour des tâches nécessitant connexions et analyse de données.

Notion : La puissance des relations

Les bases relationnelles de Notion permettent d'interconnecter des données et de les analyser via des vues unifiées. Cela ajoute un niveau de profondeur et de possibilités supérieur. C'est idéal pour créer et gérer des ensembles de données complexes, crucial pour des scénarios CRM ou logistiques

Voici deux types de liens:

• Relations : Lie des bases de données entre elles.
• Rollup : Résume des données d'autres bases de données liées.
• Relations dans les formules : Permet de faire des calculs depuis des bases liées

Vainqueur : Notion

Pour des usages nécessitant des données dynamiques et interconnectées, les capacités de relations entre des pages dans Notion en font un meilleur outil.

Formules

Une approche de calcul basique avec ClickUp

ClickUp permet uniquement de faire des opérations mathématiques basiques : Additions, soustractions, sommes, avec quelques conditions.

Fonctionnalités de formule améliorées de Notion

Les formules sur Notion sont polyvalentes et performantes. La plateforme propose :

• Une large gamme de fonctions : Plus de 50 fonctions pour des calculs complexes.
• Des manipulations de données poussées : Prise en charge de fonctions statistiques et de date élaborées.
• La création de variables : Permet une grande flexibilité dans le traitement des données.

Notion est idéal si vous avez besoin d'effectuer des calculs et des traitements de données évolués.

Vainqueur : Notion

Pour des calculs complexes, Notion est à privilégier.

Tableaux de bord

ClickUp permet de faire des dashboards complets.

ClickUp permet de créer :

• Des rapports graphiques : Parfaits pour suivre l'avancement des projets.
• Des diagrammes de gestion de projets : Diagrammes de burndown ou de vélocité.
• De la visualisation des données : Création d'histogrammes ou de camemberts en fonction de divers critères.

L'absence de tableaux de bord natifs sur Notion

Notion ne dispose pas de fonctionnalités natives de création de tableaux de bord et de rapports. Les utilisateurs peuvent construire des analyses simples via des méthodes détournées.

Vainqueur : ClickUp

ClickUp est le choix idéal pour les utilisateurs qui veulent des capacités poussées de création de rapports graphiques.

Documentation

Des fonctionnalités de documentation émergentes avec ClickUp

Bien que ClickUp fasse évoluer sa fonctionnalité de documentation, elle est pour le moment bien moins puissante que celle de Notion. On remarque qu'elle est un peu plus lente à charger et permet moins d'intégrations de visualisations externes.

L'excellence de Notion en matière de documentation

Notion conserve un avantage dans la documentation, notamment pour des documents complexes et riches en contenus multimédias comme les images, vidéos, GIFs, etc. Notion permet notamment:

• Une architecture en blocs : Intégration facile de texte, code, images, etc.
• Une collaboration en temps réel : Édition de documents simultanée efficace.
• Une riche bibliothèque de modèles : De nombreux modèles de documentation personnalisables.

Cela fait de Notion un outil idéal pour documenter des projets variés, des wikis d'entreprise aux modes opératoires. Son interconnexion conviviale et son approche de canevas vierge améliorent les contenus riches.

Collaboration

ClickUp : une référence pour la collaboration

ClickUp excelle dans la collaboration. L'outil offre :

• Des commentaires assignables : Permet de créer des mini-tâches assignéres dans le volet de commentaires.
• Des assignations multiples : Responsabilité partagée de l'exécution.
• Des autorisations détaillées : Accès personnalisé pour les membres.
• Le paramétrage de tâches récurrentes : Simplifie la répétition des tâches.
• Un suivi du temps intégré : Surveillance de la durée des tâches.
• Des vues adaptées : Brainstorming via tableaux blancs et Mind maps
• Des vues de tâches polyvalentes : Perspectives variées sur les tâches comme les tableaux Kanban ou les mind maps.

Notion : pour faciliter une collaboration basique

Notion prend en charge :

• Les @mentions et le partage de pages : Améliorent l'édition collaborative.
• La possibilité de créer un champ d'assigné dans une base de données : Adapté à la plupart des scénarios de collaboration.

Vainqueur : ClickUp

ClickUp consolide bien plus efficacement la gestion des tâches et le travail d'équipe.

Fonctionnalités d'IA

L'intégration d'IA de ClickUp

ClickUp inclut de l'IA pour optimiser la gestion de projets, avec :

• De l'IA dans l'espace de travail : Résume les fils de discussion, génère des sous-tâches et réécrit des documents.
• Des fonctionnalités cibléesp projet : Se concentre sur les améliorations d'IA spécifiques aux projets.
• Un supplément IA abordable : Disponible à 5$ par membre/mois.

Une IA axée contenu chez Notion

L'IA de Notion est conçue pour la création de contenu :

• Une aide à la rédaction : Amélioration du style et correction du contenu.
• Une tarification plus élevée : Environ 10$ par membre/mois.

Verdict : Egalité

Il est logique que ClickUp adopte l'IA sous l'angle de la gestion de projet, tandis que Notion se concentre davantage sur la rédaction. ClickUp se démarque avec un meilleur rapport qualité-prix, il est judicieux d'investir dans leur plugin d'IA.

Intégrations

Des intégrations variées avec ClickUp

ClickUp s'intègre à plus de 100 applications populaires de productivité, dont Google Workspace, GitLab, Slack, GitHub et bien d'autres. Ces connexions vous permettent de gérer les flux de travail entre les outils sans perdre le contexte ou devoir assembler manuellement les données.

Des intégrations axées contenu chez Notion

Notion propose moins d'intégrations, en mettant l'accent sur la gestion de contenu. ce la permet d'incorporer du contenu existant depuis d'autres applications vers Notion.

Vainqueur : ClickUp

ClickUp intègre vraiment les outils tiers dans le workflow de l'utilisateur pour les équipes de développement ou de design.

Comment choisir entre Notion et ClickUp

1. Évaluez vos priorités

Pour simplifier votre choix, nous avons synthétisé les points clés de cet article dans un tableau récapitulatif. Attribuez un niveau de priorité à chaque fonctionnalité : critique (3), important (2) ou accessoire (1).

2. Calculez votre score personnalisé

Pour chaque fonctionnalité, appliquez la notation suivante selon son adéquation :

• Excellente adéquation : Multipliez par 10.
• Adéquation moyenne : Multipliez par 5.
• Mauvaise adéquation : Multipliez par 1.

Additionnez les scores obtenus. L'outil avec le score le plus élevé correspond le mieux à vos besoins spécifiques. Il est utile de réaliser cet exercice en équipe pour une évaluation approfondie. Si vous hésitez encore, testez les versions gratuites. Expérimentez les deux solutions pour mieux comprendre laquelle s'adaptera le mieux à votre flux de travail.

Conclusion

Optez pour ClickUp si vous souhaitez :

• Gérer des projets complexes
• Automatiser les workflows
• Faciliter la communication
• Suivre les projets avec des tableaux de bord
• Obtenir le meilleur rapport qualité/prix

• Gérer documents et projets pour une petite équipe
• Lier des informations entre bases de données
• Organiser des contenus textuels riches comme des wikis
• Personnaliser l'apparence

Les deux outils sont d'excellentes solutions tout-en-un. Si vous êtes une équipe structurée visant la croissance avec des processus définis, optez pour ClickUp. Si vous êtes seul ou en petite équipe avec besoin de flexibilité, choisissez Notion.

En tant que partenaire vérifié de ClickUp, UpSys dispose de l'expérience et des connaissances pour vous aider à exploiter pleinement ClickUp. Que ce soit pour la configuration, la formation de vos équipes ou l'assistance technique, UpSys assure une transition en douceur vers ClickUp. De plus, grâce à notre profonde compréhension de la gestion de projets et des processus métier, nous pouvons vous accompagner pour optimiser vos workflows et intégrer ClickUp à vos outils de travail existants.

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