Introduction
Pour les agences, studios et équipes de service, le suivi du temps est essentiel pour la facturation, la rentabilité et même l'embauche.
ClickUp vous permet d'avoir le contrôle et la clarté que les outils dédiés comme Harvest ou Time Doctor, mais entièrement intégrés à vos tâches et flux de travail.
Dans cet article, vous allez découvrir comment utiliser les relevés de temps et le suivi du temps ClickUp efficacement.
Interface des relevés de temps ClickUp
Points essentiels
- Grâce aux relevés de temps ClickUp, vous pouvez suivre le temps passé sur les tâches en un clic.
- Personnalisation du tableau de bord de relevé de temps pour améliorer votre productivité et le contrôle des projets.
- Utilisation des ClickApps pour différencier les heures facturables et non facturables pour un meilleur reporting.
- Export des données et intégrations avec d'autres outils pour une analyse complète et une gestion optimisée des relevés de temps.
Les relevés de temps ClickUp, qu'est-ce que c'est ?
Vous n'aurez plus à naviguer à travers les onglets et fenêtres pour suivre le temps, vous pourrez le faire depuis ClickUp. Cette nouvelle fonctionnalité rend l'outil encore plus puissant et complet.
Les fonctionnalités des Relevés de temps ClickUp incluent :
- Le suivi de temps - Créer des entrées de temps associées aux tâches ou utiliser le minuteur pour enregistrer le temps à la minute près.
- Les vues personnalisées - Visualiser les feuilles de temps par tâche, date, membre d'équipe, et d'autres filtres.
- Les rapports - Rapprocher le temps enregistré sur les projets et la capacité de l'équipe.
Rapports de relevés de temps
- Les prévisions - Utiliser les historiques de données pour une estimation de temps sur les nouvelles tâches et projets.
- La facturation - Enregistrer le temps facturable, définir un taux, et générer des factures grâce au suivi du temps ClickUp.
- L'audit - Contrôle des données enregistrées pour assurer leur transparence et fiabilité.
- L'optimisation de votre environnement de travail - Avoir une perspective sur la charge de travail pour améliorer la productivité.
- La flexibilité - Les relevés de temps sont personnalisables avec les vues, champs, et permissions sur ClickUp.
Vos premiers relevés de temps (ou feuille de temps)
Activer la ClickApp Suivi du temps
Pour activer le suivi du temps :
- Naviguez dans les paramètres
- Cliquez sur votre profil en haut à droite
- Cliquez sur Paramètres
- Sélectionnez Centre d'applications sous Intégrations et ClickApps
- Activez le Suivi du temps
Mettre en place les Relevés de temps
- Sur la barre latérale, cliquez sur Plus
- Cliquez sur Personnaliser la navigation, puis cochez Relevés de temps
- Dans les configurations de relevés de temps, ajustez votre capacité hebdomadaire ou quotidienne.
Comment suivre le temps dans ClickUp
ClickUp propose de différentes options pour le suivi du temps dans ClickUp :
- Bouton suivi du temps : dans une tâche, vous allez avoir un bouton play. Cliquez dessus pour commencer le minuteur, et cliquez sur le bouton stop pour enregistrer le temps comme entrée.
- Saisie manuelle : saisissez manuellement le temps passé sur les tâches avec précision (heure et minute).
Saisie de temps manuelle
Suivi du temps facturable
Les agences et services professionnels ont besoin de suivre les heures facturables. Vous pouvez marquer facturable ou non facturable les tâches et le temps enregistré.
Le rapport de relevé de temps vous donne :
- Le total des heures facturables et non facturables enregistrées.
- Le taux d'utilisation des heures facturables par employé.
- Les tendances et moyennes dans le temps.
Le taux de facturation peut être défini par l'utilisateur pour automatiser le calcul.
Suivi de temps avancé dans ClickUp
Gestion de la charge de travail
Il est crucial d'équilibrer les charges de travail pour une bonne gestion d'équipe. La vue Charge de travail de ClickUp affiche la capacité et les tâches assignées dans un calendrier.
Sur votre tableau de bord, vous pouvez identifier les personnes sous ou surchargées par date. De cette manière, vous pourrez réassigner le travail pour optimiser la charge de travail de votre équipe.
Vous pouvez utiliser les rapports pour contrôler les temps enregistrés par rapport aux temps estimés pour de meilleures planification et estimation.
Définir la capacité hebdomadaire
Personnalisation des modèles de relevé de temps
Voici comment vous pouvez personnaliser votre relevé de temps :
- Ajouter des libellés personnalisées comme "En cours" et "Réalisé" pour suivre le temps facturable VS non facturable.
- Utiliser des champs personnalisés pour les "Heures estimées" et "Heures enregistrées" afin de comparer les estimations et les entrées de temps.
- Que vous ayez besoin d'un suivi détaillé ou basique, vous pouvez créer des modèles personnalisés avec des heures de début et de fin.
Utilisation des étiquettes personnalisées pour filtrer
Intégration des relevés de temps ClickUp avec d'autres outils
Lorsque vous intégrer les relevés de temps ClickUp avec d'autres outils, vous pouvez :
- Synchroniser les données - Envoyez les temps enregistrés sur ClickUp à d'autres outils de suivi de temps et faites une comparaison pour un suivi complet et précis.
- Centraliser les approbations - Utilisez ClickUp pour gérer les approbations de relevés de temps pour toute votre équipe.
- Regrouper les rapports - Intégrez les données de relevés de temps de différentes sources pour créer des rapports personnalisés sur ClickUp.
Voici comment mettre en place les intégrations avec les ClickApps :
Toggl :
- Installez la ClickApp Toggl
- Le temps suivi sur Toggl va être synchronisé automatiquement à vos tâches dans ClickUp.
Intégration du suivi de temps Toggl dans ClickUp
Hubstaff :
- Installez la ClickApp Hubstaff
- Sélectionnez les projets Hubstaff à synchroniser avec ClickUp.
- Le temps enregistré sur Hubstaff va désormais s'afficher sur vos projets et tâches ClickUp.
Intégration des relevés de temps Hubstaff dans ClickUp
Les ClickApps facilitent l'intégration des outils de relevé de temps. Elles vous permettent de synchroniser différents outils sans importer et exporter les données manuellement.
Suivre les Relevés de temps ClickUp
Affichage des Relevés de temps
Il existe deux vues Relevé de temps sur ClickUp :
- Vue par tâche - Le temps enregistré est affiché sur chaque tâche. Vous pouvez ouvrir les tâches, démarrer le minuteur, supprimer des lignes, créer et modifier des entrées de temps.
- Vue toutes les entrées - Visualisez le temps enregistré chronologiquement. Vous pouvez étendre les dates pour voir les entrées, ajouter des entrées de temps, et ajouter des détails comme "facturable".
Vue sur toutes les entrées des relevés de temps
De plus, vous pouvez réorganiser les enregistrements par :
- Utilisateur
- Tâche
- Date
- Statut facturable
- Libellés personnalisés
Filtrer les relevés de temps par date
Filtrage des Relevés de temps
L'onglet "Relevés de temps" fournit un tableau de bord centralisé pour :
- Appliquer les filtres aux données comme la facturation, les libellés, et le temps suivi.
- Filtrer les relevés de temps par membre ou groupe.
- Voir la capacité des membres pour contrôler les charges de travail.
- Voir les relevés de temps des membres pour voir les détails.
- Voir le profil des membres et leur contact.
Filtrer les relevés de temps ClickUp
Vous pouvez également visualiser le temps dans les diagrammes de Gantt pour une planification et estimation optimales.
Approbation des Relevés de temps
Configurer les contributeurs, les approbateurs et les dates d’échéance
ClickUp vous permet de configurer des approbations de relevés de temps :
- Naviguez dans les Relevés de temps en tant qu’administrateur ou propriétaire.
- Ouvrez le volet Approbations.
- Cliquez sur Installation des validations de relevés de temps.
Là, vous pouvez :
- Ajouter des contributeurs (membres de l’équipe ou freelances).
- Assignez chaque contributeur à un approbateur (généralement un manager).
Vous pouvez également définir une échéance du relevé de temps, comme :
- Tous les vendredis à 17h00, ou
- Tous les lundis à 17h00 pour la semaine précédente
Passer le relevés de temps des équipes en revue
En tant que manager, vous pouvez passer en revue le relevé de temps de chaque membre de l’équipe. Les relevés de temps soumises apparaissent dans le volet À réviser.
Vous pouvez :
- Approuver en masse : sélectionnez plusieurs relevés de temps et cliquez sur Approuver tout.
- Ouvrir une semaine spécifique : revoir les entrées d’une personne.
- Modifier les entrées :
- Ajouter du temps en leur nom.
- Changer une entrée.
- Marquer comme facturables ou non facturables.
- Demande de changements : renvoyez-le avec un commentaire.
5 mesures sur les Relevés de temps
Avec les relevés de temps, vous pouvez analyser des indices pour optimiser la gestion d'équipe et de projet :
- Suivez le pourcentage de temps facturable par rapport au non facturable. Vous en aurez besoin pour optimiser votre capacité et mettre en place des améliorations.
- Évaluez l'utilisation du temps par tâche. Ajustez les ressources au besoin.
- Vérifiez si les membres d'équipes sont sous ou surchargés selon leur capacité hebdomadaire. Ajustez les charges de travail de votre équipe en conséquence.
- Contrôlez les heures supplémentaires, ainsi que les travaux en avance et en retard. Utilisez votre tableau de bord pour traiter les risques de surcharges et de burnout.
- Comparez les estimations par rapport aux temps enregistrés par jalon ou phase du projet grâce aux données de suivi. Réajustez les prévisions au besoin.
Les capacités d'analyse et de rapport des relevés de temps ClickUp offrent une perspective pour la gestion optimisée des ressources et des projets pour une meilleure productivité.
Les Relevés de temps ClickUp sont-ils disponibles sur tous les forfaits ?
Les relevés de temps ClickUp sont disponible sur le forfait Business et plus. Sur les forfaits Free et Unlimited, le suivi de temps est désactivé. Si vous souhaitez changer de forfait, vous pouvez contacter les équipes de ClickUp.
Conseils pour maximiser votre productivité avec les Relevés de temps ClickUp
Pour les agences et équipes modernes, utiliser un outil de relevé de temps intégré peut être très avantageux.
- Suivi de temps complet - Utilisez les minuteurs pour suivre le temps à la minute près.
- Saisie de temps cohérente - Définissez des règles et rappels pour les enregistrements selon le processus de votre équipe.
- Équilibrage de la charge de travail - Groupez les relevés de temps pour identifier les déséquilibres à travers vos équipes et vos projets.
- Champs personnalisés - Ajoutez des colonnes et des champs pour saisir les taux de facturation, les dépenses, les notes, etc.
- Rapport et analyse - Créez des résumés ou des feuilles de temps pour analyser vos rapports de temps.
- Vélocité et capacité d'équipe - Gérez la vélocité et capacité de votre équipe avec des mesures de temps.
- Suivi de taux facturables - Définissez les taux facturables sur les tâches ou membres d'équipes et utilisez des tableaux de bord personnalisés pour le suivi.
- Factures pour les clients - Filtrez les relevés de temps pour générer automatiquement des factures aux clients.
- Intégration de facturation - Exportez les relevés de temps dans votre système de facturation afin d'éviter les saisies manuelles.
Conclusion
Les relevés de temps ClickUp sont des fonctionnalités puissantes permettant d'optimiser le suivi de temps pour vos projets (agiles, marketing, etc).
En suivant ces conseils, vous allez optimiser son utilisation dans votre travail quotidien. Vous allez pouvoir enregistrer le temps, personnaliser les vues, faire des prévisions, et automatiser la facturation. De cette manière vous allez utiliser vos ressources efficacement et aider votre équipe à être plus productive.
Vous devez suivre le temps au niveau des tâches pour obtenir les données nécessaires pour créer des rapports actionnables. Les vues personnalisées vous permettent de gérer les déséquilibres, et les problèmes de ressources dans vos projets.
Les analyses de relevé de temps fournissent des estimations de temps facilitant la planification de ressources. L'intégration des workflows de facturation réduit les travaux manuels et facilite la facturation des clients.
UpSys et ClickUp
UpSys aide les équipes à optimiser leurs processus de gestion de projet avec ClickUp. Avec UpSys, l'adoption de ClickUp sera facile. Vous pourrez tirer parti du logiciel grâce à notre expertise en configuration, consultation, coaching et formation.
Contactez-nous pour découvrir comment on peut adapter ClickUp à vos besoins spécifiques. UpSys vous aidera à atteindre de nouveaux sommets en gestion de projets.