BrainWaves économise environ 10 heures sur chaque onboarding client avec un moteur de subventions ClickUp
Avant et après
Synthèse
BrainWaves Consulting aide des fondateurs biotech à décrocher des financements non dilutifs auprès du NIH, de la NSF, des programmes SBIR et STTR et de fondations privées. Plus de 50 opportunités de subventions actives étaient suivies dans des tableurs, chacune avec son rythme d'échéances, ses règles d'éligibilité et sa structure de budget, pendant que les sous-traitants tournaient d'un fuseau horaire à l'autre.
UpSys a mené un build de 5 semaines qui a réuni toute l'opération dans un espace ClickUp organisé en cinq Spaces. Mettre en place un nouveau client est passé de 1 à 2 jours de reconstruction à 30 à 60 minutes depuis un modèle, soit environ 10 heures récupérées à chaque onboarding.
Le contexte
Chaque mise à jour de statut demandait de faire le tour de cinq outils. Le contexte client vivait dans Google Docs, les échéances dans des tableurs, les décisions dans des fils d'emails, et le seul endroit où tout se rejoignait était la tête de la fondatrice.
Les informations clients et subventions étaient réparties entre Docs et tableurs, donc trouver la réponse à jour prenait plus de temps que d'agir dessus.
Les processus n'étaient pas écrits, donc chaque sous-traitant et chaque VA avait besoin d'un walkthrough en tête-à-tête avant de contribuer.
Une subvention porte des échéances, des budgets, des drafts, des documents client, des soumissions et des résultats, sans home base unique par client ni par subvention.
Les clients étaient mis à jour à la main, sans vue autonome de ce qui avançait ni de ce qui restait dû.
Les factures et les retainers récurrents avaient besoin de rappels, sans exposer la finance à toute l'équipe.
La solution
Le build a suivi un plan de 5 semaines : architecture du workspace et pipeline Sales en semaine 1, espace Delivery et modèles de cycle de subvention en semaine 2, automatisations et tableaux de bord en semaines 3 et 4, puis formation, SOP et passation en semaine 5. Tout a été cadré pour qu'un sous-traitant recruté sur une seule subvention prenne le travail sans phase de ramp.
Cinq Spaces. Sales, Delivery, Operations, ClickUp System et Brand, chacun portant un seul type de travail.
Le cycle d'une subvention en modèle. Intake, stratégie, rédaction, soumission et post-attribution sont des sous-tâches répétables plutôt qu'un exercice de mémoire.
Un pipeline Sales et une base clients. Des statuts de cycle de vie clairs, avec les leads et les clients récurrents traités séparément.
Un statut Waiting on Client. Les blocages apparaissent sur le tableau sans donner d'accès aux utilisateurs non payants.
Des automatisations à la date. Onboarding, démarrage de stratégie et rappels d'échéance se déclenchent seuls.
Des listes finance cloisonnées. Factures et retainers récurrents sont suivis là où seule la direction les voit.
Les résultats
Six semaines après le go-live, une nouvelle mission démarre depuis un modèle en 30 à 60 minutes au lieu de 1 à 2 jours de reconstruction, soit environ 10 heures récupérées par onboarding. Chaque subvention active vit sur un seul tableau avec son statut lisible d'un coup d'œil, donc la chasse à travers cinq outils est terminée.
Les SOP sont désormais dans les modèles de tâches qui les utilisent, et c'est ce qui rend viable une équipe de sous-traitants qui tourne. Le cabinet peut ajouter des clients en retainer sans ajouter autant de charge en opérations.
Setup d'onboarding client
Recherche d'informations
Ramp des sous-traitants
Relances client
Retainers et renouvellements récurrents
Capacité opérationnelle
Témoignage client
J'ai découvert UpSys via la chaîne YouTube de Ramzi, alors que je cherchais de l'aide pour faire de ClickUp un véritable OS pour mon activité de stratégie de subventions. J'avais les morceaux d'un système, mais ils vivaient surtout dans ma tête, sans rien d'organisé qui rende la livraison client claire ou reproductible.
Anja et Ramzi ont traduit ce fonctionnement en un espace ClickUp bien organisé et intuitif, avec les automatisations, les SOP et les vidéos explicatives qui vont avec. C'était vraiment du service haut de gamme. J'ai déjà gagné des heures pour former mes nouvelles recrues, et le processus de subvention est beaucoup plus clair pour mes clients, avec bien moins d'allers-retours. Je recommanderais UpSys sans hésiter à tout dirigeant d'entreprise de services qui veut plus de clarté et de simplicité dans ses opérations.
Melanie Das
CEO · BrainWaves Consulting
ClickUp s'est construit tout seul. Plus personne ne retrouve rien.
C'est le même point de départ que chaque histoire de cette page. Dites-nous ce qui ne fonctionne pas. On vous rend à quoi ressemble la version réparée, avec les heures qu'elle vous redonne.
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