Recci économise environ 2 heures par semaine grâce aux rappels automatisés et à des responsabilités claires
Avant et après
Synthèse
Recci est un prestataire de services juridiques qui traite en parallèle des dossiers corporate, sociaux et contentieux, chacun avec ses étapes et ses échéances propres.
Aucun de ces processus n'était écrit, donc le statut d'un dossier vivait chez la personne qui le portait. UpSys a cartographié le travail en modèles ClickUp par type de mission, automatisé les rappels d'échéance et formé avocats, assistantes et office managers sur le même système. Les actions manquées ont baissé de plus de 70 %.
Le contexte
Une échéance juridique qui n'existe que dans une tête est une échéance que le cabinet ne peut pas couvrir. Quand cette personne partait en congé, le dossier s'arrêtait là où elle l'avait laissé.
Les processus juridiques et administratifs n'étaient pas cartographiés, donc les workflows changeaient d'un dossier à l'autre.
Le statut d'un dossier était difficile à lire, et les manques de coordination se voyaient surtout pendant les absences.
Le suivi des échéances et des sous-tâches reposait sur la mémoire, donc des actions n'étaient ni consignées ni relancées.
Une partie de l'équipe ne voyait pas comment adapter ClickUp au travail juridique, ce qui laissait une adoption inégale.
La solution
Le build a commencé par des ateliers avec les gens qui font le travail, parce qu'un processus juridique modélisé de l'extérieur se trompe sur les exceptions.
Ateliers et formation. Des sessions pratiques pour simplifier la structure de l'espace et répondre aux questions propres aux workflows, avec la hiérarchie inutile supprimée.
Un modèle socle commun. Un modèle de dossier standard dont part chaque type de mission.
Des modèles par type de mission. Corporate, social et contentieux étendent chacun le socle avec leurs étapes et leurs checklists.
Automatisations d'échéance. Rappels, changements de statut et notifications se déclenchent sur des dates plutôt que sur la mémoire de quelqu'un.
Tags et attribution claire. Chaque action a un responsable et un état d'avancement, donc une passation se lit d'un coup d'œil.
Coaching de suivi. Documentation et support après la mission, en démarrant simple et en ajoutant au rythme des demandes de l'équipe.
Les résultats
Des modèles dédiés par type de mission font tourner chaque dossier de la même façon, avec les étapes visibles pour qui l'ouvre. Les rappels et mises à jour de statut automatiques ont réduit les actions manquées de plus de 70 %, soit environ 2 heures par semaine.
La visibilité en temps réel rend les passations et les remplacements simples, donc un dossier n'attend plus le retour d'une personne. Avocats, assistantes et office managers travaillent tous dans ClickUp.
Cartographie des processus
Échéances
Passations de dossiers
Adoption
ClickUp s'est construit tout seul. Plus personne ne retrouve rien.
C'est le même point de départ que chaque histoire de cette page. Dites-nous ce qui ne fonctionne pas. Nous vous montrons à quoi ressemble la version réparée, et les heures qu'elle vous rend.
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