Recci, cabinet de services juridiques, devait cartographier et optimiser ses processus juridiques et administratifs, mieux suivre les échéances et garantir l’adoption de ClickUp par toute l’équipe. UpSys a animé des ateliers collaboratifs, créé des modèles personnalisés, automatisé les processus et assuré un accompagnement continu—aboutissant à des workflows clairs et organisés, une meilleure responsabilisation et un système évolutif pour tous les membres de l’équipe.
Recci gagne en clarté et en maîtrise de ses processus juridiques grâce à ClickUp
Recci
10/08/20253 min de lecture
Résumé Exécutif
Le Défi
- Les processus juridiques et administratifs n’étaient pas clairement cartographiés, ce qui entraînait des workflows incohérents et des difficultés dans la gestion des dossiers complexes.
- Les lacunes de communication et le manque de coordination rendaient difficile le suivi de l’état des dossiers, surtout en cas d’absence d’un collaborateur.
- L’équipe avait du mal à gérer les échéances, à suivre les sous-tâches et à s’assurer que toutes les actions étaient bien enregistrées et suivies.
- L’adoption était inégale, certains membres ne sachant pas comment adapter ClickUp aux workflows juridiques ou le faire évoluer avec la croissance de l’équipe.
Avant : Outils éparpillés
La Solution
- Ateliers collaboratifs & formation : UpSys a animé des ateliers pratiques pour présenter ClickUp, simplifier la structure de l’espace de travail et répondre aux questions spécifiques sur les workflows. La formation a mis l’accent sur la réduction de la hiérarchie inutile et la démonstration de modèles et d’automatisations pour les processus juridiques récurrents.
- Modèles personnalisés & automatisation : Création de modèles personnalisés pour différents types de missions juridiques (corporate, social, contentieux), incluant un modèle “tronc commun” standardisé et adaptable selon les besoins. Mise en place d’automatisations pour les échéances, changements de statut et notifications afin de ne rien oublier.
- Amélioration du suivi des tâches & de la communication : Activation du tag, de l’attribution des tâches et du suivi de leur réalisation pour une meilleure responsabilisation et visibilité. Configuration du système pour faciliter la passation des dossiers, permettant à chacun de voir l’état et les prochaines étapes en un coup d’œil.
- Accompagnement continu & amélioration itérative : Coaching de suivi, documentation et support fournis, avec une approche “commencer simplement, itérer selon les besoins” pour maximiser l’adoption et les résultats concrets.
Après : Centralisé dans ClickUp
Les Résultats
- Les processus juridiques sont devenus standardisés et transparents, tous les dossiers étant suivis grâce à des modèles personnalisés et des automatisations.
- Le respect des échéances s’est amélioré, avec des rappels automatisés et des mises à jour de statut réduisant de plus de 70 % les actions manquées.
- La collaboration et la responsabilisation de l’équipe ont augmenté, tous les rôles (avocats, assistants, office managers) utilisant activement ClickUp.
- Les passations de dossiers et la gestion des absences sont devenues fluides, avec une visibilité en temps réel sur l’état des dossiers et les prochaines étapes.
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