Design at Work gère plus de 30 clients récurrents depuis un seul système ClickUp
Avant et après
Synthèse
Design at Work est une agence créative de Houston qui gère le marketing de plus de 30 clients en récurrent, de la marque et de la rédaction jusqu'au social, à l'email et au web.
Le travail vivait dans des ClickUp Docs et des Google Docs plutôt que dans des tâches, donc rien ne pouvait être filtré, reporté ni consolidé. UpSys a tout reconstruit en un espace de production unique : une liste par client, des modèles récurrents, des automatisations par rôle et un workflow en quatre étapes. L'équipe a été formée pour faire évoluer le système sans aide extérieure.
Le contexte
Une liste de projets écrite dans un document a l'air organisée et ne remonte rien. Avec plus de 30 clients actifs, chaque point mensuel était tapé à la main, client par client, puis fusionné avec un export Everhour distinct.
Le suivi des projets vivait dans des ClickUp Docs et des Google Docs au lieu de tâches, donc rien ne pouvait être filtré ni consolidé entre les comptes.
Les rapports clients mensuels étaient tapés à la main pour chaque compte, puis combinés à un export de temps séparé.
Posts sociaux, e-blasts et mises à jour de sites étaient reconstruits de zéro chaque mois, sans modèle derrière.
L'espace de travail était éclaté entre des espaces et des listes disparates, sans vue unique du travail client en cours.
Les clients qui voulaient suivre l'avancement n'avaient aucune vue dédiée, donc ils demandaient.
La solution
Tout est devenu une tâche dans un seul espace de production, et chaque livrable récurrent a reçu un modèle avec un responsable attaché.
Une liste par client. Un espace de production unique porte les 30+ comptes, avec les projets en tâches et sous-tâches et un niveau de hiérarchie en moins.
Des modèles récurrents. Les livrables les plus courants de l'agence démarrent sur une base constante plutôt que sur une tâche vide.
Des automatisations par rôle. Chaque tâche est attribuée au bon rédacteur, graphiste ou développeur au fil de son avancement, et l'équipe est notifiée aux changements de statut.
Quatre étapes, partout. To Do, In Progress, In Review et Done s'appliquent sur toutes les listes clients, donc un statut veut dire la même chose partout.
Tableaux de bord et vues clients. Charge, capacité et temps estimé contre réel pour l'équipe, plus des vues filtrées que les clients suivent seuls.
Formation et wiki. Managers et équipes ont été formés, et toute la configuration documentée dans ClickUp pour que les nouveaux clients soient onboardés en interne.
Les résultats
Le reporting sort désormais directement de vues ClickUp filtrées, avec le statut par client lisible d'un coup d'œil, à la place du point mensuel tapé à la main et de l'export de temps séparé. Le travail récurrent se crée depuis des modèles avec le bon responsable déjà attribué.
À la fin de la mission, l'équipe travaillait entièrement dans le nouveau système et construisait ses propres modèles. L'agence gère plus de 30 clients récurrents depuis un seul endroit, et personne n'a besoin d'appeler à l'aide pour le faire évoluer.
Reporting client
Travail récurrent
Où vit le travail
Passation des tâches
Gérer en autonomie
ClickUp s'est construit tout seul. Plus personne ne retrouve rien.
C'est le même point de départ que chaque histoire de cette page. Dites-nous ce qui ne fonctionne pas. On vous rend à quoi ressemble la version réparée, avec les heures qu'elle vous redonne.
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