Clic Tempo économise 30 heures par mois et 36 000 € par an en automatisant sa facturation avec ClickUp et Make

Clic Tempo tourne avec des freelances, sans salariés pour absorber le back-office. Deux problèmes ont grandi avec l'agence.

• La facturation était manuelle. En fin de mois, quelqu'un additionnait à la main les heures de chaque freelance par client, liste par liste, puis transformait ces totaux en factures. Cela prenait un à deux jours et se trompait facilement.

• Le suivi des quotas était réactif. Chaque client achète un forfait mensuel d'heures, et un dépassement n'apparaissait qu'une fois le mois clos, le budget déjà dépensé.

• Une première tentative d'alerte avait aggravé les choses. Elle envoyait aux freelances des chiffres comme 1243 % du quota, calculés sur des données fausses, ce qui a coûté au système le peu de confiance qu'il avait.

ClickUp est devenu la source unique de vérité pour le temps suivi, et trois scénarios Make.com le lisent et l'écrivent, chacun avec un rôle clair.

• Agrégation hebdomadaire du temps. Un scénario planifié lit les saisies de temps de toute l'équipe et écrit les heures facturables de chaque freelance sur une tâche de suivi par client, en corrigeant les sous-comptages et les erreurs d'attribution qui faussaient les chiffres.

• Alertes de quota automatiques. Juste après l'agrégation, chaque freelance reçoit un message privé quand elle est au-dessus ou en dessous de son forfait mensuel, et la direction reçoit un récapitulatif unique couvrant tous les clients. La dérive est repérée dans la semaine.

• Facturation de fin de mois. Un scénario mensuel lit les mêmes heures vérifiées et génère une tâche de facture par freelance et par client, avec les heures à facturer et la date d'échéance déjà renseignées.

Chaque scénario a été validé contre les données de saisie de temps de ClickUp, pour que les totaux écrits correspondent exactement à ce que les freelances ont réellement suivi.