Tag Expert économise environ 3 heures par semaine en automatisant la configuration des projets
Synthèse
Tag Expert est une agence de web analytics dont les projets suivent une forme connue : une série d'étapes que tout le monde fait, plus une série qui dépend du produit ou de l'événement acheté par le client.
Cette forme était reconstruite à la main pour chaque nouveau projet. UpSys l'a cartographiée en modèles et placée derrière un déclencheur, donc sélectionner le produit sur un formulaire de prise de contact génère maintenant toute l'arborescence. Le temps de préparation a chuté de plus de 70 %.
Le contexte
La préparation répétitive est le genre de coût qui n'apparaît jamais sur une facture. Il apparaît dans les projets que l'agence n'a pas pris.
La gestion de projet était manuelle et répétitive, l'équipe passant un temps réel à créer et organiser les tâches de chaque nouveau projet client.
Les structures de tâches variaient d'un projet à l'autre, et des étapes critiques sautaient parfois.
Chaque projet, quel que soit le produit ou l'événement derrière, avait besoin du même processus standard avec toutes ses sous-tâches et checklists au complet.
La solution
Le travail a commencé par de la cartographie de processus, parce qu'un modèle ne vaut jamais mieux que le processus que quelqu'un a écrit avant.
Cartographie des processus. Chaque processus métier a été découpé en étapes communes et en étapes propres au produit, schématisé, puis traduit en structure de tâches ClickUp.
Des modèles par produit. Des modèles récurrents et des modèles spécifiques produit, chacun portant ses sous-tâches, checklists et champs au complet.
Un champ personnalisé comme déclencheur. Renseigner le champ produit ou événement lance une automatisation qui génère toutes les sous-tâches depuis le bon modèle.
Des formulaires pour la prise de contact. Un formulaire ClickUp capture les détails du projet et la valeur du déclencheur, ce qui lance toute la chaîne depuis un seul envoi.
Les résultats
Les déclencheurs sur champ personnalisé génèrent l'arborescence complète automatiquement, réduisant le temps de préparation de plus de 70 %, environ 3 heures par semaine. Chaque projet démarre sur le même workflow standardisé, donc les étapes qui sautaient sont simplement là.
Ce temps part sur l'analyse et le travail client à la place. La préparation ne plafonne plus le nombre de projets que l'agence peut prendre.
Création des projets
Cohérence des processus
Où passe le temps
De la place pour grandir
ClickUp s'est construit tout seul. Plus personne ne retrouve rien.
C'est le même point de départ que chaque histoire de cette page. Dites-nous ce qui ne fonctionne pas. Nous vous montrons à quoi ressemble la version réparée, et les heures qu'elle vous rend.
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