tag Expert, agence spécialisée en web analytics, souhaitait rationaliser la gestion de projet, réduire le travail manuel et garantir la cohérence dans l’exécution des tâches. UpSys a mis en place une solution ClickUp avec des modèles personnalisés et des automatisations, permettant à l’agence de générer automatiquement les tâches et sous-tâches de chaque projet selon des déclencheurs spécifiques. Résultat : des workflows plus rapides, fiables et évolutifs, libérant l’équipe pour se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.
L’automatisation ClickUp transforme la gestion de projet chez Tag Expert
Tag Expert
10/08/20252 min de lecture
Résumé Exécutif
Le Défi
- Le processus de gestion de projet de l’agence était manuel et répétitif, les membres de l’équipe passant beaucoup de temps à créer et organiser les tâches pour chaque nouveau projet client.
- Risque d’oublier des étapes critiques, de structures de tâches incohérentes et de retards dans l’intégration de nouveaux projets.
- L’équipe avait besoin de garantir que chaque projet, quel que soit le produit ou l’événement, suive un processus standardisé avec toutes les sous-tâches et checklists nécessaires.
La Solution
- Cartographie des processus & structuration : UpSys a aidé l’agence à cartographier tous les processus métier, en les décomposant en sous-tâches communes et spécifiques à chaque produit. Chaque workflow a été schématisé puis traduit dans la structure de tâches ClickUp, avec des champs personnalisés servant de déclencheurs (produits, événements, etc.).
- Création de modèles : Élaboration de modèles ClickUp détaillés pour les tâches récurrentes et spécifiques à chaque produit. Chaque modèle intègre toutes les sous-tâches, checklists et champs nécessaires, garantissant un démarrage de projet complet et standardisé.
- Mise en place d’automatisations : Construction d’automatisations dans ClickUp déclenchant la création de sous-tâches selon la valeur du champ personnalisé (le déclencheur). Lorsqu’un nouveau projet est lancé et le déclencheur sélectionné (ex : produit vendu), le système génère automatiquement toutes les sous-tâches nécessaires à partir du modèle approprié.
- Intégration de formulaires : Activation de l’utilisation des formulaires ClickUp pour la saisie des projets, permettant à l’équipe de renseigner les détails et de choisir le déclencheur, ce qui lance ensuite la création automatisée des tâches.
Les Résultats
- Le temps de préparation des projets a diminué de plus de 70 %, les tâches et sous-tâches étant générées automatiquement sans intervention manuelle.
- Cohérence et fiabilité accrues, chaque projet suivant le même processus standardisé sans oublier d’étapes critiques.
- L’équipe a pu se concentrer davantage sur l’analyse et la relation client, plutôt que sur la création répétitive de tâches.
- La gestion de projet de l’agence est devenue évolutive et sans erreur, soutenant la croissance et une prestation client de meilleure qualité.
Témoignage de Tag Expert
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