Spoke BI économise environ 4 heures par semaine sur l'administratif avec ClickUp
Synthèse
Spoke BI mène des projets d'ingénierie et de construction, où l'écart entre la signature et le démarrage était comblé par de la préparation manuelle.
Chaque projet était créé et suivi à la main, pendant que les budgets et le temps vivaient ailleurs que les tâches auxquelles ils appartenaient. UpSys a relié la vente au projet : un deal signé déclenche désormais une construction complète depuis un modèle, avec ses données déjà reportées. La charge administrative a baissé d'environ 4 heures par semaine.
Le contexte
Un deal signé devrait lancer un projet. À la place, il lançait une liste de choses à saisir, et chacune était une occasion de se tromper de budget ou de date.
Les projets étaient créés et suivis à la main, ce qui coûtait du temps au démarrage de chaque mission et introduisait des erreurs.
Avec peu d'automatisation, prendre plus de travail voulait dire ajouter autant d'administratif derrière.
Le suivi des budgets et du temps était fragmenté, donc personne ne pouvait lire le coût en face de l'avancement en temps réel.
Sans notifications automatiques, les échéances glissaient en silence.
La solution
Le build a relié les deux bouts du processus, pour que gagner le travail soit ce qui le crée.
Création de projet automatisée. Une vente signée déclenche un nouveau projet depuis un modèle standard, avec les données du deal reportées automatiquement.
Logique d'attribution. Des champs personnalisés dirigent chaque tâche vers la bonne personne dès sa création.
Un audit de l'espace de travail. La structure existante a été relue d'abord, puis les règles d'attribution rendues assez souples pour survivre à un changement d'équipe.
Budgets et temps dans une même vue. Une structure de tâches parent-enfant et une intégration Google Sheets alimentent des tableaux de bord en temps réel intégrés dans ClickUp.
SOP et vidéos de démonstration. Onboarding et support de référence enregistrés une fois, disponibles dès que quelqu'un en a besoin.
Les résultats
Une vente signée déclenche désormais un projet complet depuis un modèle, instantanément, et le routage automatique amène chaque tâche à son responsable sans que personne l'attribue. Cela représente environ 4 heures par semaine en moins sur l'administratif, passées sur la livraison à la place.
Les tableaux de bord en temps réel montrent les budgets et le temps dans ClickUp d'un coup d'œil, et les alertes automatiques gardent les échéances visibles avant qu'elles ne glissent.
Création des projets
Charge administrative
Budget et temps
Échéances
Témoignage client
L'automatisation et la visibilité que ClickUp nous a apportées ont transformé notre façon de gérer les projets. Nous passons moins de temps sur l'administratif et plus de temps à livrer de la valeur à nos clients. Les tableaux de bord et les workflows automatisés nous donnent la certitude que rien ne passe à la trappe.
ClickUp s'est construit tout seul. Plus personne ne retrouve rien.
C'est le même point de départ que chaque histoire de cette page. Dites-nous ce qui ne fonctionne pas. Nous vous montrons à quoi ressemble la version réparée, et les heures qu'elle vous rend.
6 places restantes ce mois-ci