Passion Beauté économise environ 5 heures par semaine avec des tableaux de bord automatisés
Avant et après
Synthèse
Passion Beauté et Déco d'autrefois sont deux activités de retail et d'e-commerce menées en parallèle, qui partageaient un espace ClickUp devenu encombré et incohérent sur les deux.
UpSys a nettoyé l'espace de travail, automatisé le travail récurrent et construit des tableaux de bord qui portent les chiffres tout seuls. Le temps de reporting manuel a baissé de plus de 90 %, soit environ 5 heures par semaine, et la direction lit 3 à 5 KPI clés avec des alertes rouge, orange et vert au lieu de les assembler.
Le contexte
Deux activités dans un même espace, sans nommage ni structure communs, et plus personne ne fait confiance à une vue qu'il n'a pas construite lui-même. Chaque rapport KPI était refait dans Excel depuis zéro.
L'espace de travail était devenu encombré et incohérent sur les deux activités, donc retrouver une information prenait plus de temps que nécessaire.
Le reporting était manuel et repartait d'Excel et de sources dispersées à chaque fois.
La direction n'avait aucune vue en direct des KPI essentiels, et les équipes aucun moyen de suivre la performance opérationnelle au fil de l'eau.
Les demandes étaient suivies par email, ce qui ne laissait aucune trace de qui portait quoi ni de quand la réponse était arrivée.
La solution
L'espace de travail a été standardisé d'abord, parce qu'un tableau de bord construit sur une structure incohérente remonte des chiffres incohérents.
Nettoyage de l'espace. Les deux activités ont été réorganisées sur une structure claire et constante, l'encombrement en moins.
Automatisations. Tâches récurrentes, suivi des KPI et alertes tournent seuls, ce qui garde la donnée sous-jacente cohérente.
Tableaux de bord direction. 3 à 5 KPI essentiels par activité, chacun avec un statut rouge, orange ou vert pour qu'un problème se voie sans lire un chiffre.
Tableaux de bord opérationnels. Performance des équipes et indicateurs opérationnels avec des alertes de seuil, pour qu'une dérive lève son propre drapeau.
Suivi KPI centralisé. Les chiffres retail et e-commerce se rejoignent au même endroit, alimentés par les ventes, le marketing et le service client.
Un système de ticketing. Les demandes par email sont passées dans ClickUp, où chaque demande a un responsable et un statut visible.
Les résultats
Un espace réorganisé et standardisé rend l'information trouvable sur les deux activités. Les tableaux de bord automatisés ont réduit le temps de reporting manuel de plus de 90 %, environ 5 heures par semaine, et la reconstruction Excel a disparu.
La direction lit 3 à 5 KPI clés d'un coup d'œil, avec des alertes en couleur. Chaque demande et chaque incident sont désormais suivis dans ClickUp avec un nom en face.
Structure de l'espace
Reporting
Visibilité de la direction
Demandes et responsabilisation
ClickUp s'est construit tout seul. Plus personne ne retrouve rien.
C'est le même point de départ que chaque histoire de cette page. Dites-nous ce qui ne fonctionne pas. Nous vous montrons à quoi ressemble la version réparée, et les heures qu'elle vous rend.
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